Cum îți poți implica mai mult colegii în ședințele online
Avem la îndemână tot mai multe tool-uri de comunicare online, dar cu toate acestea în timpul meeting-urilor virtuale apar mici probleme de comunicare. Pe lângă celebrele erori tehnice: „Mă auzi?” „Ai microfonul oprit!” „Cred că nu ai conexiune bună la internet” „Poți să repeți?”, care pot crea momente de amuzament, dar și de frustrare, sunt și problemele de organizare care ne dau bătăi de cap. Abaterea de la subiectul ședințelor, monopolizarea discuțiilor, lipsa de empatie sau regulile poate ușor nepotrivite pentru spațiul personal îi determină pe unii colegi să nu fie foarte activi în discuție. Unii chiar preferă să stea cu camera oprită și să lucreze la alte proiecte. Și atunci ședințele pot fi o pierdere de timp pe care nu ne-o dorim.
Cum facem ca fiecare coleg să înțeleagă că este parte a unei echipe și că părerea lui contează în timpul ședinței? Cum gestionăm acele ședințe în care unii colegi vorbesc mai mult și alții nu apucă să-și spună punctul de vedere? Povestim în cele ce urmează.
Trimite agenda întâlnirii înainte de meeting-ul online
Include subiectele care vor fi discutate și ce este necesar să pregătescă membrii echipei. Astfel îi poți ajuta chiar și pe cei mai introvertiți colegi să-și facă temele, să se gândească la propuneri/întrebări și întâlnirea online să fie mult mai interactivă.
Ține cont pe cât posibil de programul colegilor
În contextul pandemiei, este posibil ca unii dintre membrii echipei să aibă și momente în care trebuie să aibă grijă de copii sau de rude cu probleme de sănătate. De aceea este bine ca înainte de a stabili o ședință să propui o oră și să întrebi dacă este posibilă întâlnirea la acea oră. Astfel colegii se vor simți implicați și vor fi mult mai dispuși să spună dacă pot participa sau nu la ședință. Împreună puteți găsi și alte soluții pentru a discuta și a fi la zi cu proiectele.
Normalizează discuțiile cu răbdare și compasiune
Adesea, oamenii simt nevoia să-și ceară scuze în timpul ședinței atunci când un copil, un animal sau o situație urgentă care îi întrerupe. Poți îndruma colegii să creeze un mediu primitor, folosind exprimări precum: „Nu este nevoie să-ți ceri scuze”; „Ne place să-l vedem pe X”. Dacă situația pare apăsătoare, ar putea fi rezolvată astfel: „Văd că X are nevoie de atenția ta. Mă bucur să aștept sau putem reprograma întâlnirea într-un moment mai potrivit”.
Pornirea camerelor ar putea fi opțională
Este ideal ca toți membrii echipei să se vadă în timpul ședinței online, însă ține cont că nu toți colegii și-ar dori să-și arate spațiul personal. Unii ar putea locui într-o casă mai aglomerată sau s-ar putea să fi avut o dimineață agitată și să nu aibă timp să se pregătească așa cum și-ar dori. De aceea este bine să încurajezi managerii de echipe să includă o notă în ședința planificată în calendar, în care să menționeze că pornirea camerei este opțională. Această mențiune îi va încuraja pe colegi să participe la ședințe și chiar să fie mai activi decât de obicei, pentru că nu mai stau cu gândul la cum arată camera lor sau la faptul că trebuie să arate întreruperile dese. Chiar și tentația de a lucra la alte proiecte în timpul ședinței ar putea fi mai mică, colegii știind că nu se pune accent pe camera video, ci pe participare activă. De ajutor este și diplomația, să încurajezi managerii să nu atragă atenția asupra faptului că un coleg nu are camera deschisă.
Acordă timp fiecărui coleg să vorbească
Comunică încă de la începutul ședinței timpul pe care fiecare participant îl are pentru a vorbi și încurajează și managerii de echipe să facă acest lucru. Dacă sunt și participanți mai tăcuți care nu apucă să ia cuvântul pentru că discuția este monoplizată într-un fel sau altul de alți colegi sau pentru că au anumite probleme personale invită-i să-și spună gândurile, să exprime ce-i preocupă. Este o modalitate mult mai plăcută de a-i antrena în discuție decât de a-i nominaliza sau de a face o remarcă mai puțin plăcută, de tipul: „Pe tine nu te-am auzit până acum/niciodată”.
Gestionează cu tact întreruperile din meeting
Managerii de echipe ar trebui să fie și buni moderatori ai ședințelor și să creeze un echilibru al întreruperilor. De altfel, un sondaj din iulie 2020, realizat de organizația nonprofit Catalyst (care colaborează cu numeroase companii de top și cu liderii acestora, pentru crearea locurilor de muncă pentru femei) în colaborare cu Edelman Intelligence, arată că 45% dintre liderii de sex feminin și 42% dintre liderii de sex masculin spun că „este dificil pentru femei să vorbească în cadrul întâlnirilor virtuale”. În plus, una din cinci femei raportează că se simte „ignorată și trecută cu vederea de colegii de serviciu în timpul apelurilor video”. De aceea, este important să susții o regulă a ședințelor: orice participant la întâlnire poate atrage atenția când observă întreruperi spunând: „Aș vrea ca X să termine ce are de spus”.
Încurajează folosirea chat-ului
Din ritualul fiecărei ședințe nu ar trebui să lipsească posibilitatea că oamenii să poată adresa întrebări sau să vină cu idei fie activându-și microfonul, fie scriind în fereastra de chat. Această funcție a programelor video este chiar utilă pentru introvertiți sau pentru colegii care au pe fundal au și distrageri pe care nu-și doresc să le împartă cu toată echipa. Funcția de chat este, de asemenea, utilă și pentru colegii care nu pot gândi pe loc sau pentru cei care sunt nevoiți să ia un apel telefonic urgent, dar vor să rămână conectați și în ședință.
Cere feedback
Cele mai bune insight-uri pentru a implica mai mult colegii în ședințe le poți obține chiar de la ei în timpul întâlnirilor one-to-one sau prin intermediul unui sondaj, în funcție de ceea ce știi că preferă echipa ta. Cere colegilor să-ți spună ce funcționează pentru ei, dar și ce le lipsește în timpul ședințelor online. Arată-le că apreciezi propunerile lor de îmbunătățire a experiențelor și subliniază rolul pe care fiecare îl are în schimbare.
Ședințele online pot atrage mai multe probleme decât ședințele în format fizic, pentru că nu ne mai putem folosi prea mult de comunicarea nonverbală și interiorizăm mai mult problemele tehnice sau organizatorice. De aici și până la lipsa de implicare în discuții nu poate fi decât un pas pe care nu ni-l dorim. Poți lucra la crearea unor ședințe online eficiente, prin stabilirea unor reguli, astfel încât să creezi un mediu primitor în care fiecare coleg simte că părerea lui contează.
Ți-a plăcut articolul despre cum poți implica mai mult colegii în meeting-urile online? S-ar putea să-ți placă și:
Cu ce beneficii să vii în 2021 pentru echipa ta
7 cărți pe care să le citești acum pentru dezvoltare profesională
Oprirea camerelor este utila pentru cei care au conexiune slaba la internet. Este de preferat sa stea cu camera oprita decat sa li se blocheze sesiunea din 2 in 2 minute. Cred ca o discutie deschisa despre aces aspect ar putea evita multe frustrari.