feedback
Employer Branding

Feedback-ul după interviu. 5 template-uri de e-mail care îți fac viața ușoară

Surprinde-i cu un mesaj relevant și personalizat

Într-o perioadă în care poate simți că ai de unde alege candidați este important să menții o practică bună care nu are cum să dea greș, indiferent câte schimbări ar avea loc în piața muncii: feedback-ul. El joacă un rol esențial acum, când există un interes, dar și o nevoie tot mai mare a oamenilor de a se angaja. 

Impactul feedback-ului este de altfel uriaș dacă ne uităm și la rezultatele unui studiu realizat de eJobs, în perioada august – septembrie 2018. 70% dintre respondenți au declarat atunci că nu ar mai aplica niciodată la aceeași companie care nu le-a oferit feedback după interviu.

Tocmai de aceea, ne-am gândit la fiecare etapă pe care o parcurgi în relația cu un candidat și am creat câte un model de feedback care te ajută să lași ușa deschisă comunicării, chiar dacă răspunsul poate nu e unul favorabil. E acel mesaj care te pune în valoare ca angajator și despre care un candidat va vorbi cu prietenii și colegii lui. De aceea merită tratat cu grijă și empatie.

De ce feedback-ul e important?


Arăți grijă pentru candidat
Dacă ar fi să faci un scurt sondaj printre candidați, ai afla că unii dintre aceștia își amintesc de mesaje impersonale sau fără prea multe clarificări din partea recrutorilor. Să dai feedback relevant, care ajută, înseamnă că prețuiești persoana și apreciezi timpul pe care l-a dedicat întâlnirii.

 

Este o mutare strategică, de ajutor pe viitor
Candidații care nu au fost potriviți pentru posturile vacante pot fi potriviți în alt context. Feedback-ul și comunicarea, în general, au o importanță covârșitoare. În primul rând pentru că această atitudine ține de un mod profesionist de a ne desfășura activitatea, dar și pentru că trebuie să privim orice relație creată ca pe una de perspectivă.

 

Îmbunătățești brandul de angajator
Gândește-te la impactul pe care feedback-ul îl are asupra candidaților. Le aduce satisfacție în procesul de recrutare și îi determină să recomande compania unui prieten. În general, vei observa încredere și un optimism sporit al candidaților cu privire la obținerea următorului loc de muncă.


Contribui la dezvoltarea carierei candidaților
Feedbackul bazat pe informații clare și tactice despre ce au de făcut candidații pe mai departe poate avea un impact pozitiv asupra dezvoltării carierei candidaților. Asigură-te că nu te vor uita, că au ceva de învățat din experiența interviului și știu ce să îmbunătățească pe viitor. 

 

„Cu toții avem nevoie de oameni care să ne ofere feedback. Așa evoluăm.” – Bill Gates

 

Ce ar trebui să ai în vedere când oferi feedback

Poți începe  cu un set de reguli, de care să ții cont în recrutare și care să te ghideze în conturarea răspunsului pentru candidați, indiferent de contextul social.

 

Caută, pe cât posibil, să le răspunzi la e-mail-uri!
Ai plecat vreodată de la o petrecere fără să-ți iei la revedere de la nimeni? Așa, ca o fantomă, aparent nevăzută? Ei bine, acțiunii ăsteia i se spune GHOSTING, iar dispariția ta în neant îți poate afecta brandul de angajator.

 

Candidatul refuzat poate fi viitorul coleg!
Așa cum tu vrei să fii un specialist mai bun în fiecare zi, și candidații vor să învețe din experiențele lor. Spune-le ce ți-a plăcut la ei din CV și/sau de la interviu, explică-le unde mai au de lucru și, dacă ai ales să angajezi pe altcineva, povestește-le de ce. Nu știi niciodată când un candidat aparent nepotrivit se poate transforma cu altă ocazie în candidatul ideal. Ține-l de partea ta!

 

Găsește ceva bun de zis!
Prima impresie contează și de o parte și de cealaltă. Așa cum tu visezi la candidați punctuali, politicoși și bine pregătiți, și candidații sunt, la rândul lor, cu ochii pe tine. Și chiar dacă poate acum au mai puține oferte de job din care aleg, sunt tot mai bine informați și măsoară fiecare gest al angajatorului, pentru a-și da seama dacă acesta oferă siguranță, transparență.  Așa că răspunde-le cu empatie, demonstrează că le vezi calitățile și fă-i să-și dorească să aplice din nou la compania ta în momentul în care apare oportunitatea. Iată cum poți face asta:

 

Arată-i că CV-ul a fost primit. Răspuns după aplicare

Știm că e ușor să ignori aplicările, în special când intră cu zecile sau sutele sau dai de candidați care nu sunt chiar ideali. Până la urmă regula nescrisă e că o să răspunzi doar candidaților care se potrivesc anunțului de job, o regulă pe care o știu toți specialiștii în recrutare și pe care ar trebui să o cunoască și candidații.

Ei bine, surpriză! Candidații știu regula, dar dacă au aplicat la jobul tău, atunci te asigurăm că ei se consideră potriviți pentru post.

Le poți trimite un răspuns standard sau personalizat, în funcție de cum îți permite timpul. Iată un model:

 

Template – „Răspuns la aplicare”

 

Bună, [ numele candidatului ],

 

Îți mulțumim că ai aplicat pentru poziția de [ numele postului ] la [ numele companiei ]!

În acest moment parcurgem toate CV-urile primite și le analizăm cu atenție în căutarea candidaților potriviți. Dacă experiența și abilitățile tale ne sugerează că te potrivești poziției, vom reveni cu mai multe detalii despre [interviu, test sau următorul pas în procesul de recrutare].

În cazul în care nu revenim cu un al doilea email, te așteptăm să aplici la [ numele companiei ] și cu altă ocazie! Cine știe? Poate următoarele oportunități se vor potrivi mai bine!

 

O zi cât mai plăcută,

[ Numele tău],

[ Titlul Jobului ], [ Companie ]

[ Emailul tău] [ Număr de telefon ]

[ Site-ul tău de cariere ]

 

Este potrivit pentru interviu? Iată cum să-i dai feedback!

E printre cele mai fericite e-mailuri pe care trebuie să le trimiți în munca ta de recrutor.  Da, interviurile sunt un motiv de stres și anxietate pentru mulți candidați, dar e-mailul de invitație, cel în care îi informezi că au ajuns pe lista scurtă de candidați, e un prilej de bucurie. Mai ales că acum îl poți anunța că vă puteți întâlni fie la sediul companiei (dacă natura jobului o impune), fie la interviul online, oferind astfel candidatului șansa de a nu pierde timp pe drum sau de-ași amplifica emoțiile. 

Acum întrebarea e: de ce să trimiți un mail și să nu suni? Îți spunem noi de ce!

  • Pentru că opțiunea mesajului scris e acum mai rapidă datorită acestui template.
  • Pentru că îi oferi o ocazie candidatului să-și reamintească la ce post a aplicat.
  • Pentru că poți să oferi toate detaliile invitației (zi, oră, agendă, adresă etc.) dintr-un singur foc.

 

Template – „Invitația la interviu”

 

Bună, [ numele candidatului ],

 

Felicitări! Avem vești bune. Ne-a plăcut foarte mult CV-ul tău și vrem să te invitam la un interviu.

Te așteptăm pe data de [ zi exactă ], la ora [ ora exactă ], la sediul nostru din [ adresa exactă ] sau la un interviu online. Te rugăm să ne confirmi prezența ta la interviu printr-un reply la acest email sau să ne transmiți preferințele tale pentru o altă zi sau o altă oră.

La interviu am vrea să discutam mai multe despre responsabilitățile postului la care ai aplicat, cel de ( [ numele postului exact ] ), dar și despre experiența și pregătirea ta.

Dacă ai vreo întrebare sau nelămurire, nu ezita să îmi scrii sau să mă suni la [ numărul tău de telefon ].

 

Așteptăm cu interes răspunsul tău,

[ Numele tău],

[ Titlul Jobului ], [ Companie ]

[ Emailul tău] [ Număr de telefon ]

[ Site-ul tău de cariere ]

 

Nu este tocmai candidatul potrivit? Iată cum să-i scrii 

Candidații pe care i-ai întâlnit la interviu sunt extrem de relevanți, chiar și dacă nu au fost tocmai potriviți pentru un anumit rol și ai decis să alegi o altă persoană pentru job. Asta pentru că nu știi niciodată când angajatul ales se dovedește a fi nepotrivit sau când ești nevoit să recrutezi pentru o poziție similară.

Păstrează o relație bună cu toți candidații cu care te-ai văzut la interviu, printr-un răspuns politicos și o explicație relevantă care să-i ajute să înțeleagă de ce au fost, de această dată, nepotriviți.

Dar nu uita! Încheie mailul într-o notă pozitivă, păstrând relația cu acești candidați deschisă pentru viitoare oportunități.

 

Template – „Refuz după interviu”

 

Bună, [ numele candidatului ],

 

În primul rând vreau să-ți mulțumesc pentru interesul acordat postului de [ numele poziției ] la [ numele companiei ], dar și pentru timpul dedicat aplicării tale.

Mă bucur foarte mult că am apucat să discutăm, atât despre compania noastră, cât și despre tine și experiența ta.

Cu toate că abilitățile tale ta ni se par valoroase, am decis să mergem mai departe cu o persoană care se apropie mai mult de profilul pe care noi îl căutăm în acest moment. Decizia a fost luată la nivel macro, luând în calcul toate variabilele necesare pentru a face o potrivire cât mai bună între candidat și rol.

Sper, totuși, să avem ocazia pe viitor de a ne întâlni și te invit să aplici în continuare pentru posturile noi care apar la noi în companie, atunci când ți se par potrivite pentru tine.

Îți mulțumesc încă o dată pentru conversația plăcută și îți urez mult succes în continuare!

 

O zi frumoasă,

[ Numele tău],

[ Titlul Jobului ], [ Companie ]

[ Emailul tău] [ Număr de telefon ]

[ Site-ul tău de cariere ]

 

Candidatul nu a răspuns? Un follow-up arată că îți pasă de el

Nu te grăbi să evaluezi că un candidat nu e interesat de e-mailul tău atunci când nu îți răspunde. Se prea poate ca mesajul tău să se fi pierdut printre altele sau să-l fi deschis accidental ca apoi să-l piardă din vedere printre toate celelalte e-mailuri citite. Sau poate că respectivul candidat are nevoie de mai mult timp pentru a reveni cu un răspuns. Este posibil ca în această perioadă să treacă printr-o situație mai dificilă din punctul de vedere al sănătății, el sau o persoană dragă, și să nu fie tocmai în dispoziția necesară. 

Trimite-i un reply la primul mail, amintindu-i că aștepți un răspuns și roagă-l să ți-l ofere până la o anumită dată, ca să știi dacă îți continui căutarea altundeva sau nu.


Template – „Follow up candidatul nu răspunde”

 

Bună, [ numele candidatului ],

 

Nu știu dacă ai apucat să citești mailul meu anterior sau nu, însă m-ar ajuta foarte mult un răspuns din partea ta până pe [data exactă ]. 

Dacă ai orice detalii sau nelămuriri, nu ezita să îmi scrii sau să mă suni la [ numărul tău de telefon ].

Mulțumesc mult,

 

[ Numele tău],

[ Titlul Jobului ], [ Companie ]

[ Emailul tău] [ Număr de telefon ]

[ Site-ul tău de cariere ]

 

A refuzat întâlnirea? Răspunsul tău contează

Cu toate că majoritatea candidaților sunt interesați să meargă la interviuri în perioada aceasta și să se angajeze, este posibil să dai și de candidați care refuză să se întâlnească cu tine din start.

Desigur, nu are rost să insiști să te vezi cu ei, dar asta nu înseamnă că nu poți lăsa o portiță deschisă în cazul în care acești candidați se răzgândesc sau în cazul în care aceștia cunosc alte persoane potrivite pentru căutarea ta.

 

Template – „Candidatul a refuzat interviul”

 

Bună, [ numele candidatului ],

 

Îmi pare rău să aud că nu ești interesat de postul nostru, dar îți mulțumesc pentru răspunsul onest.

În cazul în care te răzgândești sau descoperi mai târziu o poziție deschisă la noi în companie care crezi că ți se potrivește, scrie-mi și putem porni o discuție.

De asemenea, dacă știi vreo altă persoană cu un profil similar cu al tău, care ar fi interesată de poziția noastră, aș aprecia foarte mult dacă ai pune respectiva persoană în legătură cu mine.

Mulțumesc și mult succes în continuare!

 

[ Numele tău],

[ Titlul Jobului ], [ Companie ]

[ Emailul tău] [ Număr de telefon ]

[ Site-ul tău de cariere ]

 

Do’s & Don’ts în feedback

 

Do’s

  • Documentează-te înainte de a da feedback. Analizează descrierea postului, cerințele, CV-ul candidatului notele interviului, rezultatele evaluării și alte documente relevante. Identifică principalele lucruri pe care dorești să le oferi ca feedback, dar și lucruri specifice pe care candidatul le poate face pentru a-și îmbunătăți prestația la interviurile viitoare.
  • Încadrează-te în timp
  • Oferă feedback cât mai curând posibil. Înțelege nevoile și preferințele de comunicare ale candidatului. Pentru candidații finaliști acordă timp pentru o conversație detaliată.
  • Fii pozitiv. Tonul pe care îl folosești la începutul e-mail-ului are un impact mare asupra candidatului și asupra percepției lui despre companie. Începe prin a-i mulțumi, prin a sublinia aspectele pozitive de care a dat dovadă la interviu și prin a-i arăta că întâlnirea cu el a fost valoroasă pentru companie.
  • Oferă sfaturi practice. Gândește-te cum ți-ar plăcea să primești feedback. Adu valoare feedback-ului oferit, prin sfaturi specifice și acțiuni pe care candidatul le poate face în perioada următoare, bazate pe CV și prezența la interviu.
  • Verifică dacă feedback-ul tău nu este influențat de stereotipuri, ipoteze personale.
  • Fii orientat către client. Folosește-te de ocazie pentru a cere feedback-ul candidatului despre experiența lui în procesul de recrutare.

 

Don’ts

  • Nu vorbi despre rezultatele testelor dacă nu ești în măsură să oferi mai multe informații sau să pui candidatul în legătura cu persoana care a corectat testul. 
  • Nu face comparații între candidați. Poți spune că ai ales pe altcineva și poți insista mai mult pe ceea ce candidatul poate îmbunătăți.
  • Nu intra în dispute. Candidatul poate contesta feedback-ul tău pe un ton nu tocmai prietenos. Rămâi calm,  ascultă activ și răspunde profesionist.


Feedback-ul este o etapă esențială în recrutare, la fel de importantă precum parcurgerea CV-ului, interviul sau oferta de angajare. Ar trebui să gândești un răspuns realist, pozitiv și adaptat întotdeauna candidatului, astfel încât să simtă că are controlul asupra schimbărilor propuse și că poate lucra la ele. Această abordare se va oglindi în feedback-ul candidaților, iar tu vei putea construi într-un mod natural un brand de angajator solid.  

 

Săptămânile Surprizelor

 

eJobs ți-a pregătit șase surprize în HR în această perioadă, gândite special să îți vină în ajutor în procesele de recrutare și retenție, atât anul acesta, cât și în 2021. Intră pe Săptămânile Surprizelor, descoperă ofertele speciale și revendică-le pe cele care îți fac cu ochiul până pe 13 decembrie!

Articol scris de Steluța Năstase-Lupu și Iulia Văcăroiu

 

Ți-a plăcut articolul? S-ar putea să-ți placă și:

De ce răspunsul pentru candidații respinși poate face diferența
Descoperă cu ce beneficii îți poți surprinde echipa

Categorii:
Employer Branding

Leave a Reply

*

*