Regulament Intern – Tot ce ar trebui să știi despre el

În ultimii trei ani ai făcut probabil modificări în Regulamentul Intern pentru a asigura sănătatea și securitatea în muncă. Și îți dorești poate ca unele dintre aceste reguli care țin de sănătate să rămână valabile sau să faci update-uri ori de câte ori remarci anumite comportamente în cadrul echipei. Nu lăsa însă ca aceste noi reguli să fie doar pe e-mail, ci cuprinde-le într-o anexă a Regulamentului Intern – un act juridic, care-ți permite să mențonezi condițiile de aplicare ale unor prevederi și drepturile angajaților și angajatorilor din contractul de muncă și din Codul Muncii. 

Descoperă în articol ce informații trebuie să cuprindă acest regulament de ordine interioara. Avocata Mihaela Nițu de la Cabinetul GRUIA DUFAUT îți spune cum să procedezi în situația în care trebuie să aduci modificări Regulamentului Intern.

Regulament de ordine interioara, reglementat de Codul Muncii

Deși Codul Muncii reglementează relațiile dintre angajat și angajator, un Regulament Intern este un act obligatoriu, absolut necesar deoarece conține normele și procedurile ce trebuie respectate în cadrul companiei, unele atât de specifice activității, încât Codul Muncii nu le poate cuprinde. Acestea, la fel ca prevederile din Codul Muncii, trebuie respectate atât de angajați, cât și de angajator.

Cine realizează un Regulamentul Intern?

Articolul 241 din Codul Muncii precizează: Regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz. Acesta trebuie realizat în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice, după consultarea cu sindicatul sau cu reprezentanții angajaților, conform articolului 246, alineatul 2 din Codul Muncii.

Ce date trebuie să cuprindă un regulament de ordine interioara?

Articolul 242 din Codul Muncii menționează că regulamentul de ordine interioară trebuie să cuprindă cel puțin următoarele categorii de dispoziții:

a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;

b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;

c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;

d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;

e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;

f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;

g) reguli referitoare la procedura disciplinară;

h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;

i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.

Un Regulament Intern îți permite să specifici condițiile de aplicare a unor clauze din contractul de muncă colectiv sau individual de muncă, cum este cea de confidențialitate.

Odată ce ai întocmit Regulamentul Intern  sau ai făcut modificări, acesta trebuie adus la cunoștința tuturor angajaților.

Iată ce prevederi are Codul Muncii referitoare la informarea colegilor despre Regulamentul Intern:

(1) Regulamentul intern se aduce la cunoştinţă salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de salariaţi din momentul încunoştinţării acestora.

(2) Obligaţia de informare a salariaţilor cu privire la conţinutul regulamentului intern trebuie îndeplinită de angajator.

(3) Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.

(4) Regulamentul intern se afişează la sediul angajatorului.

Regulamentul Intern este un document atașat contractului individual de munca, la fel ca fișa postului, și trebuie să-l oferi angajatului să-l semneze odată cu celelalte acte de angajare. Documentul își produce efectele în momentul în care a fost adus cunoștință și a fost semnat.

În situația în care Regulamentul Intern trebuie modificat, orice modificare se face în urma unor discuții cu reprezentantii salariatilor și este supusă procedurilor de informare prevăzute la art. 243, se precizează în articolul 244 din Codul Muncii. Modificările se realizează conform cu obligațiile legale ale angajatorului.

Ce pot face în situația în care este important să aduci Regulamentului Intern modificări referitoare la normele de sănătate și securitate în muncă?

Este important să nu începi direct cu modificarea Regulamentului Intern. Avocata Mihaela Nițu îți recomandă să urmezi câțiva pași care îți permit să afli ce măsuri de sănătate și securitate în muncă să menționezi în Regulamentul Intern:

1) Identificarea situațiilor de risc (analiza procedurilor de lucru și activității). Află care ar fi acele situații în care angajații ar putea fi expuși îmbolnăvirii.

2) Consultarea furnizorilor de servicii de SSM (sănătate și securitate în muncă) respectiv de medicina muncii. Un rol esențial îl are serviciul de medicina muncii care, în mod nomal, are toate informațiile și poate stabiili o strategie de prevenție cât mai clară.

3) Elaborarea acestor documente: Evaluarea Riscurilor & Planul de prevenire si protecție. Planul de prevenție trebuie să conțină măsurile de securitate, organizatorice, tehnice, echipamentele de protecție.

4) Consultarea reprezentanților angajaților – Comitetul de SSM, dacă este cazul. Acest comitet este obligatoriu în cazul societăților cu cel puțin 50 de angajați. Consultarea este esențială pentru toate aspectele ce țin de muncă, de prestarea muncii. În unele contracte colective de muncă se menționează această obligație de a discuta cu reprezentanții salariaților înainte de a lua decizii care îi privesc.  

5) Redactarea de noi proceduri/ fluxuri de lucru în Regulamentul Intern.

6) Comunicarea și instruirea salariaților privind noile proceduri/instrucțiuni. Această etapă este, de asemenea, esențială. Prin comunicare, poți să ai o garanție că salariații au înțeles măsurile pe care le-ai luat și știu ceea ce reguli din Regulamentul Intern trebuie să respecte.

Cum adaug în Regulamentul Intern noi prevederi?

Poți încheia un act adițional la Regulamentul Intern, în care să menționezi noile măsuri luate pe care trebuie să le respecte angajații. Nu trebuie neapărat să se ajungă la o modificare efectivă a Regulamentului Intern. În acest act adițional, poți menționa și procedurile de lucru implementate, spune avocata Mihaela Nițu. Redactează proceduri de lucru specifice, mai ales pentru posturile cu mobilitate crescută sau contact permanent cu publicul – ex. șoferi, agenți comerciali, secretariat etc, adaugă avocata.

Ce se întâmplă în cazul în care nu iau anumite decizii, de exemplu pe partea medicală, și nu le specific într-un act adițional?

Odată cu obligațiile angajatorului privind stabilirea măsurilor de sănătate și securitate în muncă vin și riscurile. În afară de riscul de sancțiune contravențională pentru neîndeplinirea obligațiilor prevăzute de lege, care presupune o amendă de la 4.000 de lei la 10.000 de lei, în eventualitatea unui control din partea Inspecției Muncii, cred că riscul cel mai mare este acela de a descoperi că un salariat s-a îmbolnăvit la locul de muncă sau ca urmare a unor măsuri pe care angajatorul nu le-a luat. În cazul acesta, angajatorul poate răspunde pentru daunele morale și materiale suferite de salariat. Dacă într-o primă fază ne putem gândi că nu e nimic, salariatul e asigurat, e acoperit de asigurarea de stat, atenție, vorbim și de daune morale pe care le poate suferi angajatul în cazul unei astfel de îmbolnăviri. Există posibilitatea să stea în spital o lună-două, cu riscuri. De aceea, este de preferat să luăm măsuri și să le specificăm în actul adițional al Regulamentului Intern, înainte de a se ajunge la această situație, spune avocata Mihaela Nițu de la Cabinet de avocat GRUIA DUFAUT.

Începând cu ce dată trebuie să fie disponibil actul adițional la Regulamentul de Ordine Interioara?

Conform articolului 17 din Codul Muncii, orice modificare a elementelor prevăzute în contractul de muncă presupune încheierea unui act adițional, anterior producerii modificării, cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil. Avocata te sfătuiește să închei acest act adițional cel târziu cu o zi înainte de producerea modificării.

Are angajatul dreptul să conteste dispozițiile din Regulamentul de Ordine Interioara?

Codul Muncii îi conferă acest drept:

Art. 245 . [controlul legalităţii]

(1) Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

(2) Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate potrivit alin. (1).

Stabilirea acelor reguli necesare pentru buna desfășurare a activității în cadrul companiei, adaptarea acestora în funcție de context (medical, social sau geopolitic), precum și menționarea acestora într-un act adițional la Regulamentul Intern pe care îl trimiți angajatului pentru a-l semna, sunt responsabilitățile tale esențiale. Astfel rămâi la adăpost de amenzi sau de situații neplăcute de îmbolnăvire a angajaților.

Ți-a plăcut articolul despre Regualment de ordine interioara? Citește și despre:

Cum se va schimba felul în care muncim după 15 mai?
Concediu de odihnă. Cum îl acordăm în mod legal