Regulament de Ordine Interioara
Administrativ

Regulament de ordine interioară – Tot ce ar trebui să știi despre el

Cu ce informații să-l updatezi pentru revenirea la birou

Ești probabil în perioada de pregătire a echipelor pentru reîntoarcerea la birou. Discuți cu oamenii care ar trebui să revină într-o primă etapă și te asiguri că în birou au loc schimbări astfel încât ei să se simtă în siguranță. În același timp îi informezi pe e-mail despre noile reguli de sănătate și securitate în muncă (SSM) pe care va fi nevoie să le respecte în spațiile de lucru. Nu lăsa însă ca aceste noi reguli să fie doar pe e-mail, ci cuprinde-le într-un regulament de ordine interioara – un act juridic, care-ți permite să menționezi condițiile de aplicare ale unor prevederi și drepturi ale angajaților și angajatorilor din contractul de muncă și din Codul Muncii.

Descoperă în articol ce informații trebuie să cuprindă acest regulament de ordine interioara, însă ai grijă ca el să rămână mereu de actualitate, adăugând noile norme de sănătate în muncă, adaptate contextului epidemiologic. Avocata Mihaela Nițu de la Cabinetul GRUIA DUFAUT îți spune cum să procedezi în situația în care trebuie să aduci modificări Regulamentului Intern.

Regulament de Ordine Interioara, reglementat de Codul Muncii

Deși Codul Muncii reglementează relațiile dintre angajat și angajator, un regulament de ordine interioara este un act obligatoriu, absolut necesar deoarece conține normele și procedurile ce trebuie respectate în cadrul companiei, unele atât de specifice activității, încât Codul Muncii nu le poate cuprinde. Acestea, la fel ca prevederile din Codul Muncii, trebuie respectate atât de angajați, cât și de angajator.

 

Cine realizează un Regulament de Ordine Interioara?

Articolul 241 din Codul Muncii precizează: Regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz. Aceasta trebuie realizat în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice, după consultarea cu sindicatul sau cu reprezentanții angajaților, conform articolului 246, alineatul 2 din Codul Muncii.

Ce date trebuie să cuprindă un regulament de ordine interioara?

Articolul 242 din Codul Muncii menționează că regulamentul de ordine interioară trebuie să cuprindă cel puțin următoarele categorii de dispoziții:

a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;

b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;

c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;

d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;

e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;

f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;

g) reguli referitoare la procedura disciplinară;

h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;

i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.


Un Regulament de Ordine Interioara îți permite să specifici condițiile de aplicare a unor clauze din contractul de muncă colectiv sau individual de muncă, cum este cea de confidențialitate.

Odată ce ai întocmit Regulamentul de Ordine Interioara sau ai făcut modificări, acesta trebuie adus la cunoștința tuturor angajaților.

Iată ce prevederi are Codul Muncii referitoare la informarea colegilor despre Regulament de Ordine Interioara.

(1) Regulamentul intern se aduce la cunoştinţă salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de salariaţi din momentul încunoştinţării acestora.

(2) Obligaţia de informare a salariaţilor cu privire la conţinutul regulamentului intern trebuie îndeplinită de angajator.

(3) Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.

(4) Regulamentul intern se afişează la sediul angajatorului.

Regulamentul de Ordine Interioară este un document atașat contractului individual de munca, la fel ca fișa postului, și trebuie să-l oferi angajatului să-l semneze odată cu celelalte acte de angajare. Documentul își produce efectele în momentul în care a fost adus cunoștință și a fost semnat.

În situații precum cea din prezent în care Regulamentul de Ordine Interioara trebuie modificat, orice modificare se face în urma unor discuții cu reprezentantii salariatilor și este supusă procedurilor de informare prevăzute la art. 243, se precizează în articolul 244 din Codul Muncii. Modificările se realizează conform cu obligațiile legale ale angajatorului. 


În momentul de față, angajatorul are următoarele obligații legale, potrivit Legii 319/2006 privind securitatea si sănătate în muncă: 1. Evaluarea riscurilor legate de prestarea muncii (art. 7); 2. Identificarea și stabilirea măsurilor pentru eliminarea/reducea la minimum a riscurilor (art. 12); 3. Întocmirea Planului de prevenție si protecție (art. 13 lit b)); 4. Asigurarea echipamentelor individuale sau colective de protecție (art. 13 lit. r)); 5. Consultarea, informarea și instruirea salariaților privind procesele/procedurile de lucru, echipamentele de protecție și măsurile de prevenție (art. 13, 16, 18), spune avocata Mihaela Nițu de la Cabinetul GRUIA DUFAUT. 

 

Ce pot face în situația actuală în care este important să aduc modificări Regulamentului Intern?

Este important să nu începi direct cu modificarea Regulamentului de Ordine Interioară. Avocata Mihaela Nițu îți recomandă să urmezi câțiva pași care îți permit să afli ce măsuri de sănătate și securitate în muncă să menționezi în Regulamentul Intern:

1) Identificarea situațiilor de risc (analiza procedurilor de lucru și activității). Află care ar fi acele situații în care angajații ar putea fi expuși îmbolnăvirii.

2) Consultarea furnizorilor de servicii de SSM (sănătate și securitate în muncă) respectiv de medicina muncii. Un rol esențial îl are serviciul de medicina muncii care, în mod nomal, are toate informațiile și poate stabiili o strategie de prevenție cât mai clară.

3) Elaborarea acestor documente: Evaluarea Riscurilor & Planul de prevenire si protecție. Planul de prevenție trebuie să conțină măsurile de securitate, organizatorice, tehnice, echipamentele de protecție.

4) Consultarea reprezentanților angajaților – Comitetul de SSM, dacă este cazul. Acest comitet este obligatoriu în cazul societăților cu cel puțin 50 de angajați. Consultarea este esențială pentru toate aspectele ce țin de muncă, de prestarea muncii. În unele contracte colective de muncă se menționează această obligație de a discuta cu reprezentanții salariaților înainte de a lua decizii care îi privesc.  

5) Redactarea de noi proceduri/ fluxuri de lucru în Regulamentul Intern.

6) Comunicarea și instruirea salariaților privind noile proceduri/instrucțiuni. Această etapă este, de asemenea, esențială. Prin comunicare, poți să ai o garanție că salariații au înțeles măsurile pe care le-ai luat și știu ceea ce reguli din Regulamentul Intern trebuie să respecte.

 

Cum adaug în Regulamentul Intern noile măsuri luate pentru a preveni răspândirea Covid-19 în companie?

Pentru a-i fi mai ușor, angajatorul poate să încheie un act adițional la Regulamentul de Ordine Interioară în care să menționeze noile măsuri luate pentru a preveni răspândirea Covid-19 în echipă. Nu trebuie neapărat să ajungă la o modificare efectivă a Regulamentului Intern. În acest act adițional, poate menționa și procedurile de lucru implementate, spune avocata Mihaela Nițu. Redactați proceduri de lucru specifice, mai ales pentru posturile cu mobilitate crescută sau contact permanent cu publicul – ex. șoferi, agenți comerciali, secretariat etc, adaugă avocata.

Îți punem la dispoziție o listă cu măsuri de sănătate și securitate în muncă pe care le poți include în Regulamentul de Ordine Interioară:

 

A. Reguli SSM (sănătate și securitate în muncă) pentru Angajator în Regulament de Ordine Interioara

1. Să asigure, zilnic, măsurarea temperaturii fiecărei persoane, care intră în firmă (se va utiliza termometrul digital cu infraroșu – fară contact, termoscanner etc.);  Angajaților care au o temperatură peste 37,5 C° nu li se va permite accesul în firmă. Acestea vor contacta medicul de familie pentru detalii și informații medicale.
2. Să interzică intrarea în firmă, a persoanelor care nu poartă mască de protecție și mănuși de unică folosință.
3. Să pună la dispoziție, recipiente cu soluție dezinfectantă, omologată, în cantități suficiente, în multe locuri accesibile din firmă, cu  preponderență,  la intrarea în  locație, la  locul de luat masa și la grupurile sanitare.
4. La intrarea în companie, se va așeza un covoraș  cu dezinfectant. Se folosește soluție dezinfectantă, omologată care nu face spumă, astfel încât, persoanele care intră în locație, să-și poată șterge talpa pantofilor.
5. Să asigure igienizarea spațiilor, pieselor de mobilier (ex.: pupitrele birourilor), clanțelor de la uși, tastaturilor de la laptopuri, unităților de calculator și echipamentelor periferice aferente, etc..
6. Pardoseala locației se va șterge, periodic, cu soluție dezinfectantă. Spațiile unde pardoseala este acoperită cu mochetă vor fi dezinfectate zilnic, cu aspirator special.
7. În situația în care instalația de climatizare nu recirculă aerul corespunzător, aerisirea naturală nu se efectuează complet, pentru sanătatea  angajaților, este necesar ca, la intervale de timp de aproximativ 2 – 3 ore, să se elibereze spațiul, pentru aerisire. Toți lucrătorii să părăsească încăperea, timp de 10- 15 minute, pentru a se efectua corespunzător, aerisirea biroului/birourilor.
8. Să asigure igienizarea, riguroasă a grupurilor sanitare.
9. Nu se renunță imediat, la munca de la domiciliul lucrătorului, pentru a avea cat mai puțini oameni, fizic, la locul de muncă.
10. Să asigure posibilitatea de distanțare socială a persoanelor (1,5-2 m).
11. Să se evite, pe cât posibil, comunicarea directă între lucrători, aceasta putând fi efectuată, prin intermediul tehnologiei (ex.: videoconferință – telefon, mesaj, Skype, Whatsapp, Zoom etc.).
12. Să se respecte distanțarea  persoanelor din departamentele/serviciile, birourile care își desfășoară activitatea, în camere de aproximativ 15- 50 mp, (ex. contabilitate, resurse umane, birou vânzări, marketing etc.), astfel încât să se poată respecta distanța între persoane. Numărul de angajați va fi împărțit, prin rotație, astfel: o parte să lucreze, de acasă, iar cealaltă parte să vină  la serviciu.
13. Alternarea programului de lucru. În fiecare zi, la locul de muncă, să fie cât mai puțini lucrători, astfel încât să poată respecta distanțarea socială, de aproximativ 1,5 – 2 m.
14. Decalarea programului de lucru, astfel încât pe ușa de la intrare în firmă să nu pătrundă într-un timp scurt un număr mare de oameni.
15. Pentru siguranța și sănătatea  angajaților, cei care se află, la locul de muncă, vor fi din când în când,  supravegheați vizual, direct  sau pe camerele de luat vederi,  pentru a se observa dacă au o gesticulație care poate indica o stare de rău. Dacă situația o impune, va fi informat șeful locului de muncă, iar lucratorul va contacta medicul de familie pentru informații și recomandări medicale.
16. Să se organizeze, dacă se poate,  căi de acces cu sens unic, astfel încât lucrătorii sa nu se întâlnească venind din sens opus.

 

B. Reguli SSM (sănătate și securitate în muncă) pentru Angajat în Regulament de Ordine Interioara

1. Să  vină la locul de muncă, purtând mască de protecție și mănuși. Căile respiratorii (nasul și gura) vor fi complet acoperite.
2. La intrarea în firmă, este obligatoriu să-și dezinfecteze mâinile ( mânușile) și să-și șteargă foarte bine tălpile încălțămintei, pe covorașul cu dezinfectant.
3. Masca de protecție va fi purtată, corespunzător. Este interzis ca aceasta să acopere doar gura sau să fie poziționată sub bărbie sau sub nas;.
4. Este recomandat ca lucrătorul să ramână cu masca pe față, pe toată perioada desfășurării activității, în special, când se deplasează, prin firmă (ex.: mersul la grupul sanitar,  locul pentru luat masa, în interes de serviciu în alte birouri etc.)
5. Masca se poartă aproximativ 3- 4 ore. O purtare continuă, îndelungată, duce la ineficiența acesteia, iar porțiunea de piele aflată sub mască, din cauza respirației și a temperaturii corpului uman, poate transpira, se poate irita sau pe  portiunea respectivă se  pot dezvolta bacterii.
6. Mănușile vor fi folosite numai o singură dată. Când vor fi scoase din maini, acestea  se vor arunca la coșul de gunoi. Lucrătorul ar trebui să aiba mănuși de rezervă.
7. Mănușile se scot din mâini, rulându-se din interior către exterior. Având în vedere că este inevitabil, atingerea mâinii de porțiunea exterioară a mănușii, lucrătorul este obligat să se dezinfecteze pe mâini, după această operațiune.
8. În situația când lucrătorii nu poartă mănuși sau nu pot lucra cu mănuși, aceștia își vor dezinfecta mâinile și nu le vor duce la față, nas, ochi etc.
9. Se recomandă ca, pentru o perioadă, comunicarea între colegi, să nu se facă direct, ci  cu ajutorul tehnologiei. (ex: videoconferință – telefon, mesaj, Skype, Whatsapp, Google Hangouts).
10. Pupitrul biroului să fie in permanență liber (pe el va fi așezat numai laptopul/computerul),  pentru  ca personalul administrativ să  poată efectua corespunzător igienizarea. Nu vor fi așezate obiecte personale pe pardoseală.
11. Pentru  evitarea  aglomerației pe căile de acces, este recomndat ca lucrătorii să se deplaseze, prin firmă, numai dacă este necesar (venit /plecat  la, de/la  locul de muncă, grup sanitar, sală de mese, igienizare mâini, locul pentru fumat etc.). Să respecte sensul unic de mers pe căile de acces, dacă spațiul locației permite.
12. Pauza de masă se va lua în mai multe ture, astfel încât persoanele care ajung în spațiul de luat masa să poată  păstra distanța socială corespunzătoare, deoarece când acestea mănâncă, își vor da jos masca.
13. Lucrătorul, dacă simte o stare de rău, când se află la locul de muncă, va anunța imediat (folosind tehnologia), șeful direct, după care, va contacta, de urgență, medicul de familie, pentru informații medicale, recomandări și tratament aferent.
14. Persoana care prezintă stare de rău trebuie să evite staționarea/intrarea în comunitatea de la locul de munca, până când  starea de sănătate  a acesteia revine la normal.
15. Lucrătorul trebuie să respecte, zilnic, traseul de deplasare la/de la serviciu și să evite, pe cât se poate, socializarea.
16. La locurile pentru fumat, angajații vor păstra distanțarea socială corespunzătoare.
17. În transportul public, lucrătorii vor lua măsuri de distanțare socială, dacă distanțarea nu este posibilă, angajatul așteaptă alt mijloc de transport.
18. Pentru evitarea transportului public, o perioadă de timp, dacă este posibil, să se folosească mijloc de transport personal (mașină, bicicletă, trotinetă, motocicletă etc.)

Ce se întâmplă în cazul în care nu iau măsuri de sănătate și securitate în muncă și nu le specific într-un act adițional?

Odată cu obligațiile angajatorului privind stabilirea măsurilor de sănătate și securitate în muncă vin și riscurile. În afară de riscul de sancțiune contravențională pentru neîndeplinirea obligațiilor prevăzute de lege, care presupune o amendă de la 4.000 de lei la 10.000 de lei, în eventualitatea unui control din partea Inspecției Muncii, cred că riscul cel mai mare este acela de a descoperi că un salariat s-a îmbolnăvit la locul de muncă sau ca urmare a unor măsuri pe care angajatorul nu le-a luat. În cazul acesta, angajatorul poate răspunde pentru daunele morale și materiale suferite de salariat. Dacă într-o primă fază ne putem gândi că nu e nimic, salariatul e asigurat, e acoperit de asigurarea de stat, atenție, vorbim și de daune morale pe care le poate suferi angajatul în cazul unei astfel de îmbolnăviri. Există posibilitatea să stea în spital o lună-două, cu riscuri pentru întreaga familie. Este de preferat să luăm măsuri și să le specificăm în actul adițional al Regulamentului Intern, înainte de a se ajunge la această situație, spune avocata Mihaela Nițu de la Cabinet de avocat GRUIA DUFAUT.

 

Cum poate fi semnat actul adițional la Regulamentul Intern, dacă angajații sunt momentan în telemuncă?

Conform legii, actele adiționale trebuie semnate cu semnătură olografă de către angajat. O primă măsură, determinată de urgența acțiunii este sa trimiteți actul adițional pe e-mail, angajatul să îl printeze, să îl semneze și să îl returneze scanat la departamentul de HR, urmând ca imediat după, actul în original semnat să fie depus la dosar, menționează avocata Mihaela Nițu. 

 

Începând cu ce dată trebuie să fie disponibil actul adițional la Regulamentul Intern?

Conform articolului 17 din Codul Muncii, orice modificare a elementelor prevăzute în contractul de muncă presupune încheierea unui act adițional, anterior producerii modificării, cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil. Avocata te sfătuiește să închei acest act adițional cel târziu cu o zi înainte de producerea modificării.

 

Are angajatul dreptul să conteste dispozițiile din Regulamentul Intern?


Codul Muncii îi conferă acest drept:

Art. 245 . [controlul legalităţii]

(1) Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

(2) Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate potrivit alin. (1).

Identificarea măsurilor de sănătate și securitate în muncă necesare pentru reîntoarcerea la birou a angajaților, precum și menționarea acestora într-un act adițional la Regulamentul Intern pe care îl trimiți angajatului pentru a-l semna, sunt reguli esențiale în această perioadă. Astfel rămâi la adăpost de amenzi sau de situații neplăcute de îmbolnăvire a angajaților.

 

Ți-a plăcut articolul? Citește și despre:

Cum se va schimba felul în care muncim după 15 mai?
Concediu de odihnă. Cum îl acordăm în mod legal

Categorii:
Administrativ

Am ales un job pe care îl iubesc și, da, zâmbesc pentru că nu simt că muncesc. După 7 ani de peregrinări în PR, jurnalism și marketing pentru HR, a venit momentul meu să dau ce e mai bun pentru oameni pe www.wearehr.ro

Leave a Reply

*

*