fișa postului
Codul Muncii

Fișa postului: tot ce trebuie să știi!

De ce e importantă + model fișă de post

Fie că lucrezi deja în HR sau dorești să-ți dezvolți o carieră în resurse umane, informațiile despre fișa postului îți vor fi utile. Ori de câte ori vei avea de creat o poziție nouă în compania ta, poți apela la articolul ăsta. Iar pentru că știm cât de mult timp investești în căutarea candidaților potriviți și în pregătirea lor, ne-am gândit să-ți venim în ajutor. Am făcut documentarea pentru tine și ți-am pus la dispoziție toate informațiile. Cum trebuie redactată, ce trebuie să conțină fișa postului sau cum arată un model de structură? Răspunsurile la aceste întrebări le vei regăsi în acest articol. 

 

Să o luăm de la început!

Ce este fișa postului?

Fișa postului este un instrument întocmit de compania care recrutează. În aceasta trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Și nu doar asta, ci și modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este angajat pe o anumită poziție. Fișa postului ar trebui, de asemenea, să conțină cerințele jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini.

Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de importantă. Iar elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a angajatului și standardele de performanță. Pe fiecare dintre acestea le vom aborda în cele ce urmează.

 

De ce este importantă fișa postului?

Întâi de toate, este bine să știi că fișa postului este la fel de importantă precum este și contractul de muncă, deși e o anexă. De ce? Pentru că reprezintă o probă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Astfel, importanța fișei postului nu ar trebui ignorată nicio clipă!

Apoi, fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient.

De asemenea, aceasta este importantă pentru viitorul angajat care urmează să ocupe poziția scoasă la bătaie. Căci fișa postului este un ghid în care angajatului i se oferă o descriere detaliată a postului în termeni de responsabilități pe care trebuie să și le asume la nivelul organizației.

Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie. Își va cunoaște responsabilitățile, sarcinile, mediul și programul de lucru. 

Pentru angajator, aceasta mai poate reprezenta baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură totodată condițiile de promovare și formare profesională a viitorului angajat. 

 

Cui este adresată fișa postului?

Fișa postului nu este adresată exclusiv unui angajat ce ocupă un anumit rol. Aceasta este, de fapt, o descriere a sarcinilor care revin oricărei persoane care va ocupa un anumit rol scos la bătaie de către un angajator.

 

Ce trebuie să cuprindă fișa postului

Fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii. Printre acestea se numără:

  • denumirea oficială a postului
  • locul pe care îl va ocupa viitorul angajat în organigramă
  • cerințele necesare ocupării postului
  • definirea responsabilităților
  • indicatorii de performanță
  • data la care a fost întocmită și semnată atât de angajat, cât și de angajator.

Uite cu ce trebuie să începi!

 

INFORMAȚII GENERALE

Denumirea oficială este acel element obligatoriu din fișa postului și este luată din nomenclatorul național al profesiilor (COR). Aceasta trebuie să fie însoțită de codul COR asociat rolului respectiv.

Tot aici, e obligatorie precizarea departamentului în care va lucra viitorul angajat, dar și managerul direct sau persoana cărei îi va raporta rezultatele și performanțele pe viitor.

La fel de importantă este și integrarea postului respectiv în organigrama companiei. Mai concret, prezentarea ierarhiilor: pozițiile de subordonare și coordonare pe care le va deține sau nu viitorul angajat în relație cu ceilalți angajați.

 

Uite ce informație ar trebui să conțină prima parte din fișa postului!

fișa postului

 

CONDIȚII DE LUCRU

Această parte din fișa postului include programul și zilele de muncă, numărul de zile de concediu, dar și dacă angajatul va urma să meargă în deplasări sau nu.

fișa postului

 

Informații suplimentare referitoare la mediul și spațiul de lucru

Viitorul angajat va afla din această parte a fișei de post unde se află spațiul de lucru, dacă activitatea lui presupune muncă de teren sau doar la birou, dar și ce echipamente va trebui să folosească. În exemplul nostru, fiind vorba de un post de facturist, viitorul angajator va avea nevoie de un laptop, o imprimantă și un telefon. Acestea însă pot fi diversificare în funcție de fiecare rol. 

fișa postului

SCOPUL POSTULUI

Acest punct diferă de la o poziție la alta. Practic, trebuie precizat scopul pentru care a fost creată această poziție. În exemplul nostru avem o poziție de facturist creată pentru a recruta o persoană care să se ocupe de întocmirea și transmiterea facturilor conform modalităților de facturare stabilite fiecărei categorii de clienți. Acestea sunt stabilite de regulă de managerul departamentului în care urmează să lucreze candidatul. 

fișa postului

 

PRINCIPALELE SARCINI ȘI RESPONSABILITĂȚI

Atribuțiile angajatului sunt create de către angajator, iar cel mai important este ca acestea să fie cât mai clare și însoțite de detalierea fiecăreia în parte. De cele mai multe ori atribuțiile sunt redactate de viitorul manager, care știe cel mai bine ce va trebui să facă mai exact angajatul. 

 

SARCINI SECUNDARE

La această parte, managerul precizează ce alte task-uri mai trebuie să îndeplinească viitorul angajat, pe lângă sarcinile principale. Pot fi menționate și informații legate de disciplina muncii.

 

E1. SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ÎN MUNCĂ

Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu. Oricum la angajare candidatul recrutat este obligat să participe la examenul de Medicina Muncii, dar și ulterior la cele periodice. 

 

AUTORITATEA DE A LUA DECIZII

Dacă este o poziție de conducere, viitorul angajat va trebui să ia anumite decizii în ce privește compania. Astfel, în fișa postului este obligatoriu să fie adăugat acest punct.

 

PROFILUL POSTULUI

La profilul postului sunt menționate cerințele necesare ocupării poziției deschise și se referă de cele mai multe ori la nivelul de studii ale viitorului angajat, vechime în piața muncii sau aptitudini tehnice. Spre exemplu, pentru o poziție dintr-un call center este important să fie precizate abilitățile de comunicare sau cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă angajatorul oferă servicii într-o limbă străină. Tot aici, de regulă, sunt precizate abilitățile tehnice necesare.

 

CRITERII DE EVALUARE

În ultima parte a fișei postului este obligatorie precizarea criteriilor de evaluare a viitorului angajat. Asta îi va ușura munca managerului atunci când va dori să evalueze angajatul. Aici sunt menționate standardele poziției pe care viitorul angajat va trebui să le mențină.

După toate acestea urmează data la care a fost semnată fișa postului, dar și semnătura angajatului și a angajatorului.

 

Iată un template pentru structura fișei postului:

fișa postului model

Legislația referitoare la fișa postului

În Codul Muncii există mai multe articole care fac referire la fișa postului. Ele se referă atât la obligațiile și responsabilitățile viitorului angajat, cât și la ale angajatorului. Câteva dintre elementele care se regăsesc în Codul Muncii:

  • Angajatul este obligat să realizeze norma de muncă și să-și îndeplinească atribuțiile ce îi revin conform fișei postului.
  • La rândul lui, angajatorul are obligația de a informa angajații despre condițiile de muncă. Dar și de a asigura permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă.
  • Angajatorii care nu respectă cerințele din fișa postului pot fi amendați de către inspectoratul teritorial de muncă.

 

Cine semnează fișa postului?

Fișa postului este semnată de către angajat la data în care a încheiat contractul de muncă, cât și de angajator. 

 

Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului? 

Se-ntâmplă frecvent ca atribuțiile să se înmulțească față de la angajare. Totodată, există și angajatori care cer exercitarea unor sarcini care nu intră în obligațiile rolului ocupat de angajat. De aceea, este importantă semnătura ambelor părți pe atribuțiile agreate.

Totuși, dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic, schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul angajatului.

Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la cunoștință angajatului. Acesta o va semna din nou, și de asemenea, noua fișă a postului va fi anexată la contractul individual de muncă.

Potrivit informațiilor din Codul Muncii, angajatorul are dreptul să modifice temporar felul muncii și responsabilitățile postului, fără a cere consimțământul angajatului, doar în situații de forță majoră.

 

Când trebuie redactată fișa postului?

Sunt mai multe cazuri în care apare necesitatea creării unei fișe de post. Spre exemplu, poate fi vorba de o companie care este în plină dezvoltare și are nevoie de angajați noi, pe anumite poziții.

O altă situație este atunci când compania se află într-o reorganizare și necesită schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități.

Totodată, același lucru se întâmplă și în cazul în care compania își schimbă complet sau parțial activitatea. Acestea sunt doar câteva exemple de situații în care este necesară updatarea fișei postului. 

 

Cine răspunde de redactarea fișei postului?

De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează.

Dar nu este exclusă situația în care managerul este implicat în redactarea fișei postului, mai ales atunci când vorbit despre o poziție nouă. Managerul direct știe cel mai bine ce urmează să facă viitorul angajat și care-i sunt exact activitățile. 

Nu în ultimul rând, reprezentanții din top management aprobă fișa postului, dar au și decizia finală în ce privește recrutarea candidaților. 

Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului. Spre exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini sau chiar când fișa postului e redactată de la zero. De multe ori angajații care deja ocupă acest rol sunt cei care cunosc cel mai bine datele reale, concrete despre sarcinile și activitățile pe care le îndeplinesc.

 

Cum scriem fișa postului?

Întâi de toate, stilul de comunicare ar trebui să fie destul de clar și concis. Folosește cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin.

Încearcă să subliniezi clar nivelul de subordonare, dar și pe cel de reprezentare în relația cu exteriorul departamentului sau al organizației.

Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta presupune, nu-i nicio problemă. Un candidat care vrea să obțină jobul va cunoaște și termenii tehnici din fișa postului.

 

Cine păstrează fișa postului

După ce angajatul a acceptat noul său rol, va semna contactul împreună cu fișa postului. Unul dintre exemplare rămâne în departamentul de resurse umane, iar cel de-al doilea îi revine angajatului.

Așadar, acum că știi unde să găsești toate informațiile despre fișa postului, te poți ocupa și de alte lucruri importante. Iar dacă vrei să fii la curent cu schimbările din piața muncii din 2019, continuă să citești wearehr.ro. Îți venim în întâmpinare cu cele mai importante tendințe în recrutare, dar și în retenție!

 

Vrei să afli mai multe despre tendințele în HR în 2019? Citește și:

Perioada de proba: cum să o transformi într-o colaborare pe termen lung cu angajatul

Cum să planifici și să faci angajări în 2019?

Șapte trenduri în HR pentru 2019

Cum recrutăm candidați care nu există

Categorii:
Codul MunciiContracteFisa postului

Editor // Absolventă de Relații Economice Internaționale (ASE Bucureşti), scrie de peste doi ani despre provocările cu care se confruntă piața muncii. Pasiunea pentru nevoile angajaților și ale companiilor a descoperit-o în 2014, când a luat contact prima oară cu HR-ul. Ulterior, a ocupat poziția de editor la Ziarul Financiar.
3 Comments on this post.
  • mihai gh
    9 March 2019 at 11:55 am
    Leave a Reply

    Salut Mihaela,

    Felicitari si multumim pentru articol!!
    Foarte bine structurat si explicat. Un material ff util pentru toti.

    Cred ca aspectele de la – “E1 SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ÎN MUNCĂ” “Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu” – ar putea fi dezvoltate raportat la prevederile din Legea nr.319/2006:
    “Articolul 13
    În vederea asigurării condițiilor de securitate și sănătate în munca și pentru prevenirea accidentelor de muncă și a bolilor profesionale, angajatorii au următoarele obligații:
    d) sa stabilească pentru lucrători, prin fișa postului, atribuțiile și răspunderile ce le revin în domeniul securității și sănătății în munca, corespunzător funcțiilor exercitate;”

    In continuare, a se vedea art. 22, art 23 si art. 39 alin 4 din Legea 319/2006.

    La cat mai multe articole!

    Mihai

  • Anca marin
    13 August 2019 at 4:10 pm
    Leave a Reply

    Buna ziua,

    Foarte bine structurate informatiile pe care ni le-ati pus la dispozitie. O intrebare am insa, legat de GDPR. Considerati necesar ca acestea sa fie mentionate in fisa de post? Sau este suficient daca sunt trecute in act aditional/contract?

    Multumesc.

  • Alex N.
    18 August 2019 at 1:16 pm
    Leave a Reply

    In cazul in care indeplinirea unor obligatii necesita mai multi angajati si angajatorul nu detine in totalitate acest personal prin semnarea Fisei de post angajatul isi asuma responsabilitatea si pentru restul de personal care nu exista? De ex. o companie are nevoie de 3 tehnicieni care sa raspunda de buna functionare a unei instalatii de mari dimensiuni. Din lipsa de personal calificat compania angajeaza doar 1 tehnician. Prin semnarea Fisei de post acest tehnician isi asuma raspunderea si pentru ceilalti 2?

  • Leave a Reply

    *

    *