out of office
Dezvoltare personala

7 exemple de e-mailuri Out of Office pentru un concediu liniștit

De la business, la amuzant

Mai ai câteva zile până la concediu și deja te gândești la o pauză binemeritată. Însă echipa ta și clienții sunt foarte activi la birou. Și ar putea să te solicite pe e-mail sau la telefon fix când îți dorești să te detașezi de job și să te bucuri de soare, mare și relaxare. Așa cum îți pregătești bagajul pentru vacanță, așa ar trebui să pregătești și e-mail-ul out of office care îți poate asigura un concediu liniștit. 

E-mail-ul Out of Office este un răspuns automat prin care anunți că nu poți răspunde la e-mailuri și la apelurile telefonice pentru că ești în vacanță. Poate include:

  • Un motiv pentru care nu răspunzi imediat
  • O persoană care poate fi contactată pentru urgențe
  • Data când vei reveni la birou

Structura orientativă a unui e-mail Out of Office

  • Mulțumește pentru mesaj. Arăți respect pentru expeditor și pentru timpul său. Poate fi un potențial client și, la scurt timp după ce revii din vacanță, să semnezi și un nou contract.
  • Menționează motivul lipsei de la birou. Este important să precizezi că ești în vacanță și nu doar că lipsești de la birou. Oamenii vor înțelege mai ușor situația.
  • Specifică perioada când vei lipsi de la birou, de exemplu 5-20 august (inclusiv) sau data când vei reveni la birou.
  • Precizează dacă vei comunica sau dacă un coleg se va ocupa de urgențe. Dacă preferi să răspunzi urgențelor specifică forma de comunicare (e-mail sau telefon) astfel încât să setezi așteptări corecte oamenilor.
  • Oferă datele de contact ale persoanei care preia activitatea ta pe timpul vacanței.


Alege-l în funcție de cultura companiei

Există mai multe moduri în care poți scrie un e-mail  out of office. În funcție de cultura companiei sau de clienții cărora te adresezi, alege fie un mesaj profesional, fie o abordare amuzantă și creativă.

Stabilește înainte de a-l scrie în ce categorie se va încadra mesajul tău:

  • Profesional, de business
  • Profesional și prietenos
  • Amuzant
  • Fără date de contact
  • Cu date de contact (dacă sunt urgențe)

 

E-mailul Out of office profesional

 

Bună ziua, 

Sunt în concediu de odihnă în perioada 5-17 august. Voi reveni la birou pe 18 august. 

Pentru situații urgente, o puteți contacta pe colega mea, Andreea Popescu la adresa de e-mail…., telefon… Vă mulțumesc pentru înțelegere și aștept cu nerăbdare să vorbim după ce revin din concediu.


O zi frumoasă!
Semnătura

 

E-mailul profesional și prietenos

Bună,

Bine te-am găsit! Concediul despre care tot vorbeam a venit și acum mă bucur de o destinație însorită din Grecia. Revin la birou pe 23 august și în zilele următoare aștept cu drag să vorbim pe tema e-mailului pe care mi l-ai trimis. 

Până atunci o poți contacta cu încredere pe colega mea, Andreea Popescu la adresa de e-mail…., telefon. 

Cele mai bune urări,

Semnătura

E-mailul amuzant

Îl poți începe prin a adăuga o poză din destinația de vacanță unde vei merge.

Titlu: 404: Marketing Managerul nu a fost găsit 

M-au trimis de la birou într-o săptămână sabatică. Ne revedem pe 23 august :).

 

Bună,

Mulțumesc că te-ai gândit la mine și mi-ai scris. Eu, între timp, am fugit de la birou. Dar îți las un video simpatic aici, să-ți fac poftă de vacanțe. Poate ne vedem la un cocktail chiar pe plajă :).

Să te bucuri de vară!

 

Kalimera,

PRIMEȘTE CELE MAI NOI ARTICOLE DIRECT ÎN INBOX👇

Dacă citești acest e-mail, asta înseamnă că în prezent mă relaxez pe un șezlong în Grecia și am cel mai greu task: ce cocktail să aleg? Nu aș îndrăzni  să refuz o asemenea oportunitate, de aceea nu pot răspunde la e-mailul tău.

Voi testa cu atenție cocktail-urile și imediat ce voi reveni la birou te invit să le savurăm împreună.

Colega mea, Andreea Popescu, nu a îndrăznit încă să se aventureze în acest task dificil de care îți povesteam, așa că a rămas la birou să stingă toate urgențele în perioada 4-20 august. O găsești la adresa de e-mail….

Kalés sképseis (evident, cu Gânduri bune)

 

E-mailul Out of Office în care arăți că nu îți dorești să fii contactat

 

Bună ziua,

Sper ca acest e-mail vă găsește cu bine. În acest moment sunt în concediu și nu voi avea acces la internet sau la telefon până pe 20 august. Vă voi contacta cât de repede pot după această dată.

Până atunci, pentru situații urgente, îi puteți scrie colegei mele, Andreea Popescu la adresa de e-mail…, telefon…. 

Gânduri bune! 

 

E-mailul în care arăți că poți fi contactat

Dacă știi că poți răspunde la e-mailuri urgente în timp ce te afli în vacanță, ar trebui să menționezi acest aspect în e-mailul out of office. Subliniază faptul că vei răspunde numai la e-mailurile urgente, iar când vei reveni la birou, vei răspunde la toate.

Bună,

Mulțumesc pentru e-mail. În prezent sunt în concediu de odihnă cu acces limitat la e-mail. Dacă ai nevoie de un răspuns rapid, te rog folosește subiectul: URGENT și voi încerca să-ți răspund în intervalul 8-9 am. În caz contrar, aștept cu nerăbdare să citesc e-mailul după 20 august, când voi reveni la birou.

Să ai o zi minunată!

 

E-mail-ul Out of Office îți permite să informezi colegii, partenerii, clienții despre motivul pentru care nu poți răspunde imediat mesajelor. Și te ajută să menții relațiile business și chiar să le detensionezi. Ție care mesaj ți se potrivește?

 

Ți-a plăcut articolul 7 exemple de e-mailuri Out of Office pentru un concediu liniștit? S-ar putea să-ți placă și:

 

Cum să stai departe de telefon în vacanță

 

Cum ar trebui să gestionezi concediile pentru a motiva echipa

Categorii:
Dezvoltare personala

Am ales un job pe care îl iubesc și, da, zâmbesc pentru că nu simt că muncesc. După 7 ani de peregrinări în PR, jurnalism și marketing pentru HR, a venit momentul meu să dau ce e mai bun pentru oameni pe www.wearehr.ro

Leave a Reply

*

*