[Wellbeing@Work] Cum gestionezi inspirat procrastinarea în echipă

Procrastinarea, acea tendință de a amâna sau evita sarcinile, este o provocare semnificativă în universul de business. În acest material, vom explora mai pe larg  subiectul, de la factorii care duc la procrastinare, la tehnici prin care îți poți motiva echipa să rămână concentrată pe sarcini.

Familiarizează-te cu factorii care duc la procrastinare!

Amânarea task-urilor în mod frecvent poate fi un comportament influențat de mulți factori, adesea interconectați, care afectează modul în care oamenii tăi își gestionează timpul și prioritățile. Unul dintre aceștia este ambiguitatea obiectivelor. Atunci când angajații n-au o înțelegere clară a așteptărilor și obiectivelor lor, există riscul să amâne deciziile și acțiunile, evitând situațiile incerte.

Lipsa motivației personale poate juca și ea un rol semnificativ în procrastinare. Când angajații nu găsesc un scop personal sau o conexiune valoroasă în ceea ce fac, pot ezita să își dedice timpul și energiile pentru sarcinile de zi cu zi. Motivația e un catalizator esențial pentru acțiune, iar lipsa acesteia poate duce la amânarea activităților.

Supraîncărcarea cu sarcini e, de asemenea, un factor care poate contribui la acest comportament. Într-un mediu aglomerat, unde sarcinile se acumulează rapid, angajații pot simți presiunea de a face față priorităților, amânând activitățile pe care le consideră mai puțin arzătoare sau mai puțin plăcute.

Alte aspecte foarte importante sunt mediul de lucru și cultura organizațională. Un mediu toxic, caracterizat de stres excesiv, lipsă de susținere sau comunicare defectuoasă, poate crea condiții prielnice pentru procrastinare. Oamenii pot căuta modalități de a evita sarcinile dificile sau tensionante într-un astfel de ambient.

Odată ce identifici cauzele procrastinării îți va fi mult mai ușor să „tratezi” problema și să găsești cele mai bune soluții.

Recunoaște tipologia de procrastinare!

În volumul It’s About Time!: The Six Styles of Procrastination and How to Overcome Them, psihologii Linda Sapadin și Jack Maguire vorbesc despre 6 moduri în care o persoană poate procrastina. De asemenea, Dr. Sapadin spune că o persoană poate avea mai multe stiluri de procrastinare, în funcție de motivația ei.

Cele 6 stiluri de procrastinare sună în felul următor:

Perfecționistul – întârzie realizarea unei sarcini pentru că se teme că nu va putea s-o îndeplinească perfect. Perfecționiștii își stabilesc standarde nerealiste și astfel sunt copleșiți.

Exageratul – are nevoie să-și dovedească valoarea în ochii celorlalți, așa că-și asumă mai mult decât poate duce. Exagerații nu pot spune „Nu”, așa că-și neglijează propriile sarcini.

Visătorul – acestei persoane îi place să se gândească mai mult la îndeplinirea sarcinilor decât la realizarea concretă a lor. Visătorii ajung să aibă planuri mari, dar să facă puține lucruri în privința lor, pentru că nu se organizează.

Crizatul — are dificultăți în finalizarea unor sarcini banale, așa că termină în mod deliberat sarcina pe ultima sută de metri pentru a o face mai interesantă. În consecință, munca sub presiune îl stresează și-i scade performanța.

Îngrijoratul – se teme de necunoscut, așa că un mod simplu pentru el de a gestiona această frică este să nu facă nimic sau să întârzie să facă ceva cât de mult poate. Îngrijoraților le lipsește determinarea, așa că devin cu ușurință anxioși.

Sfidătorul – unui astfel de angajat nu-i place să facă sarcinile care-i revin. Amânând task-urile, sfidătorii își exprimă tacit latura rebelă.

Acum, că am aflat principalele cauze și stiluri de procrastinare, e timpul să ne orientăm și către soluțiile pe care le ai la îndemână pentru a schimba acest comportament în cadrul echipei.

Ce soluții ai la dispoziție pentru a combate procrastinarea în echipa ta?

Deși este perfect normal ca atât tu, cât și oamenii tăi să procrastinați din când în când, obiceiul poate fi dificil de combătut dacă se transformă în obișnuință. Mai jos, ți-am pregătit câteva sfaturi pentru a gestiona isteț procrastinarea în echipă:

Asigură-te că ai o cultură bazată pe comunicare deschisă și empatie

Prin promovarea unei comunicări transparente, membrii echipei se simt încurajați să împărtășească obstacolele cu care se confruntă și să propună soluții, evitând astfel amânările nejustificate. De asemenea, o cultură organizațională bine definită, care pune accent pe responsabilitate și colaborare, contribuie la crearea unui mediu în care fiecare membru se simte valorizat și parte integrantă a procesului de realizare a obiectivelor comune. Empatia din partea liderilor și colegilor este la rândul ei un element cheie pentru a înțelege factorii individuali care pot contribui la procrastinare și pentru a oferi suportul necesar.

Oferă instrumente pentru stabilirea eficientă a obiectivelor

Un instrument bun de stabilire a obiectivelor poate constitui un excelent motivator. La urma urmei, când știi clar ce urmărești și unde vrei să ajungi, poți fi mult mai determinat să ajungi la țelul pe care ți l-ai setat. Indiferent ce variantă de obiective alegi, vei putea conecta obiectivele pe care le atribui angajaților la obiectivele mai extinse ale companiei. O structură transparentă a obiectivelor te va ajută să-ți motivezi angajații, arătându-le concret cum munca lor impactează business-ul.

Setează un plan realist de lucru

Pentru a preveni procrastinarea generată de supraîncărcarea cu sarcini, o soluție eficientă constă în implementarea unei gestiuni eficiente a timpului și a priorităților. Organizarea clară a sarcinilor în funcție de importanță și termene limită, însoțită de stabilirea unui plan de lucru realist, poate reduce presiunea resimțită de angajați. Prin stabilirea unui echilibru între cerințele profesionale și resursele disponibile, se poate crea un mediu de lucru mai eficient și mai puțin predispus la amânare.

Nu uita de pauze

Deși de multe ori par a fi momente de pierdut vremea, totuși pauzele regulate în timpul programului de lucru sunt atât o modalitate de relaxare, precum și un antidot eficient împotriva procrastinării. Aceste intervale de timp rezervate detensionării îți permit să îți resetezi mintea și să revii ulterior la sarcinile tale cu o perspectivă proaspătă. Totodată pauzele îți oferă oportunitatea de a evita acumularea de stres și oboseală. Astfel, aceste momente de respiro devin nu doar necesare pentru bunăstarea ta mintală și fizică, ci și o strategie inteligentă pentru a-ți maximiza eficiența și a preveni procrastinarea. Iar toate aceste aspecte sunt valabile și la nivelul echipei tale!

Motivează oamenii din echipă

Procrastinarea poate fi adesea și rezultatul lipsei de motivație la locul de muncă. Știm cu toții că pachetul salarial cântărește mult când vine vorba de motivarea angajaților, la fel și pachetul de beneficii extrasalariale. Fii atent la aceste detalii, organizează sesiuni de evaluare periodice și caută soluții pentru recompensarea corectă a angajaților pentru munca lor.

Pe lângă salariu, beneficiile extrasalariale capătă tot mai multă amploare în ochii angajaților, de aceea cu cât le acorzi un pachet mai complex, cu atât vei contribui mai mult la creșterea motivației lor. Un beneficiu foarte solicitat de angajați în prezent este abonamentul medical, care poate fi un instrument ideal și pentru gestionarea stresului și presiunii și îmbunătățirea bunăstării la locul de muncă. Acestea nu doar că încurajează practicile preventive și facilitează descoperirea timpurie a potențialelor probleme de sănătate, ci oferă și beneficii financiare semnificative prin accesul gratuit sau cu reducere la anumite servicii medicale. În aceeași categorie se încadrează și asigurările medicale, care funcționează ca o plasă de siguranță în cazul evenimentelor neprevăzute.

În concluzie, procrastinarea în mediul corporate nu este determinată doar de o singură cauză, ci de o interacțiune complexă a mai multor factori. Înțelegerea acestor influențe și abordarea lor în mod proactiv poate contribui la îmbunătățirea gestionării timpului și la crearea unui mediu de lucru mai productiv și motivant.

***

Acest articol este susținut de MedLife, liderul pieței de abonamente medicale, și NN, liderul pieței de asigurări de viață, și face parte dintr-un demers de conștientizare a importanței grijii față de sănătatea angajaților pentru succesul unei companii.

MedLife continuă să sprijine dezvoltarea sănătoasă a business-urilor, fiind primul operator medical privat ce oferă abonamente medicale cu acoperire 360°. Companiile au la dispoziție o soluție integrată pentru protejarea oamenilor din echipă, sub forma unui abonament complet, care poate include servicii medicale de diagnostic și tratament în aproape 700 de unități medicale proprii și partenere, asigurare de sănătate de grup NNCare, dezvoltată împreună cu NN Asigurări de Viață, servicii de wellness prin intermediul Sweat Concept și servicii de sănătate orală la DENT ESTET.

Ți-a plăcut articolul Cum gestionezi inspirat procrastinarea în echipă? Citește și:

De ce să determini echipa să meargă în vacanță

Cele mai comune afecțiuni în munca de birou

De ce să îți încurajezi oamenii să folosească beneficiile medicale