Q&A despre Regulamentul intern în starea de alertă

Autoritățile vin periodic cu hotărâri de guvern prin care dispun noi măsuri pentru combaterea răspândirii Covid-19, unele dintre ele privind angajatorii. Cele mai recente sunt prevederile din Hotărârea de Guvern nr. 935/2020, care fac referire dispunerea muncii la domiciliu sau în regim de telemuncă și organizarea programului de lucru astfel încât personalul să fie împărțit în grupe care să înceapă, respectiv să termine activitatea la o diferență de cel puțin o oră. În acest context te întrebi poate dacă toate aceste hotărâri trebuie cuprinse și în Regulament Intern și cum ai putea să te asiguri că aceste noi norme sunt respectate.

Teodora Mănăilă, Associate în cadrul firmei de avocatură Suciu I The Employment Law Firm,  îți  răspunde la cele mai frecvente întrebări referitoare la regulamentul intern. 

Cele mai recente restricții adoptate de autorități pentru combaterea răspândirii Covid-19 impun și o actualizare a regulamentului intern?

Art. 242 din Codul Muncii stabilește conținutul minim obligatoriu al regulamentul intern și, într-adevăr, printre capitolele cu caracter obligatoriu a se regăsi în cuprinsul regulamentului intern, se numără și regulile privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității însă aceasta trebuie interpretată ca o referire la regulile generale de igienă și securitate în muncă, reguli care au mai degrabă un rol preponderent informativ-preventiv, și nu la reguli specifice, de detaliu. De regulă, angajatorul evidențiază prin regulament intern principalele obligații ce îi revin în materia securității și sănătății în muncă, respectiv obligațiile salariaților.

Cu toate acestea, dorim să atragem atenția că nu pot fi incluse in regulament intern norme care trebuie înscrise în instrucțiunile de lucru/instrucțiunile tehnice de securitate și sănătate în muncă și care sunt mai degrabă norme de detaliu.

În ceea ce privește noile măsuri dispuse prin HG nr. 935/2020, întrucât durata de aplicare a măsurilor este limitată în timp, respectiv pe toată durata de aplicare a stării de alertă, precum și caracterul excepțional al măsurilor în contextul în care riscul epidemiologic nu este limitat exclusiv la locul de muncă, considerăm că nu se impun modificări/alte completări la regulamentul intern în acest sens.

La ce aspecte ar trebui să fie atenți angajatorii atunci când actualizează regulamentul intern în contextul Covid-19?

În prezent, măsurile dispuse de autorități sunt limitate ca întindere, respectiv se vor aplica pe toată durata stării de alertă.  Transpunerea acestora în regulamentul intern va însemna ca, ulterior încetării stării de alertă, angajatorul va trebui să analizeze (i) dacă masurile dispuse pot fi menținute și în afara stării de alertă (mai ales cele care privesc obligația de a verifica temperatura angajaților) și (ii) să elimine din cuprinsul regulamentului măsurile care nu mai pot fi aplicate in continuare.

Având în vedere că actualul context epidemiologic depășește sfera măsurilor de igienă și protecție la locul de muncă, recomandarea noastră, în practică, a fost ca aceste măsuri să fie reglementate într-o politică/procedură de lucru separată de regulamentul intern, neexistând nicio prevedere expresă care să specifice necesitatea includerii lor în regulamentul intern. 

Toată măsurile adoptate în contextul Covid-19 sunt obligatorii atât pentru angajatori, cât și pentru salariați, prin efectul legii. Prin urmare, includerea acestora într-un document propriu al angajatorului cum este regulamentul intern nu va modifica obligativitatea respectărilor lor.

Există proceduri de lucru specifice care trebuie menționate în regulament intern, mai ales pentru posturile cu mobilitate crescută sau contact permanent cu publicul? Dar pentru companiile care desfășoară activități în open space?

Regulamentul intern constituie un document aplicabil tuturor salariaților din cadrul angajatorului și prin urmare normele cuprinse vor avea un caracter general valabil. Cu toate acestea, există prevederile legale speciale, precum cele aplicabile salariatelor gravide, care stabilesc expres obligativitatea reglementării de măsuri privind igiena și securitatea în muncă în cazul acestora în cuprinsul regulamentului intern. Pentru posturile cu mobilitate crescută, cele care implică un contact permanent cu publicul sau cele care desfășoară activități în open space, măsurile specifice de lucru adoptate în contextul Covid-19 se vor aplica direct, fără a fi necesară integrarea acestora în regulamentul intern.

Foarte mulți angajatori consideră că neincluderea expresă a acestor reguli în cadrul regulamentului intern poate conduce la imposibilitatea de sancționare a salariaților care nu le respectă. O astfel de premisă nu este una corectă întrucât este imposibil pentru angajator să introducă toate obligațiile concrete pe care un salariat trebuie să le respecte. Stabilirea unui cadru general, în special în cazul procedurilor si instrucțiunilor de lucru în materie de securitate și sănătate în muncă coroborată cu proceduri de lucru detaliate și comunicate salariatului apreciem că va permite sancționarea acestuia în caz de nerespectare.

De altfel, Codul Muncii specifică în mod expres faptul că „abaterea disciplinară este o faptă în legătură cu munca și care constă într-o acțiune sau inacțiune săvârșită cu vinovăție de către salariat, prin care acesta a încălcat normele legale, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil, ordinele și dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici” (art. 247 alin. 2 Codul Muncii). Prin urmare, nu doar faptele prin care salariatul a încălcat regulamentul intern pot fi sancționate disciplinar, ci inclusiv faptele prin care se încalcă norme legale și/sau ordinele și dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici.

Cu ce probleme ați remarcat că se confruntă angajatorii când vine vorba de regulamentul de ordine interioară?

O problemă larg răspândită în rândul angajatorilor atât în perioada actuală, cât și anterior este modalitatea de comunicare a regulamentului intern, mai ales în situația în care Codul Muncii stabilește că modul concret de informare al fiecărui salariat se stabilește prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conținutul regulamentului intern, reglementare care exclude o informare colectivă a salariaților.

În practică, modalitățile de informare a angajaților sunt variate, și s-au conturat soluții întru totul acceptabile, precum comunicarea pe e-mail a unui exemplar al regulamentului, transmiterea de procese verbale spre semnare către angajați și chiar și transmiterea prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire și conținut declarat, în cazul salariatului care refuză să ia la cunoștință regulamentul intern.

Indiferent de modalitatea de informare aleasă, angajatorul trebuie să poată face dovada comunicării. În caz contrar, există riscul ca acesta să nu își producă efectele față de salariați (art. 243 alin. 1 Codul Muncii: “Regulamentul intern își produce efectele față de salariați din momentul încunoștințării acestora”).

Unii angajatori au updatat regulamentul intern după ieșirea din starea de urgență când a avut loc și o primă revenire la birou. În ce situații este nevoie să-l updateze din nou? 

Ca regulă generală, actualizarea regulamentului intern se va impune ori de câte ori angajatorul va dori să introducă noi reguli de conduită la locul de muncă sau le va modifica pe cele actuale. Desigur, nu trebuie excluse și situațiile speciale când legislația impune introducerea de reglementări specifice, cum a fost cel al mențiunilor privind interzicerea comportamentelor discriminatorii la locul de muncă.

Care sunt procedurile la care trebuie să apeleze un angajator în cazul în care un angajat nu respectă regulamentul intern updatat? 

Nerespectarea dispozițiilor regulamentului intern va constitui abatere disciplinară (gravă) în funcție de circumstanțele situației de fapt.  Astfel, în măsura în care angajatorul a adus la cunoștința salariatului modificările regulamentului intern, iar salariatul nu le-a respectat, acesta are la îndemână procedura cercetării disciplinare. Dorim să subliniem că în măsura în care regulamentul intern actualizat nu a fost adus la cunoștința salariaților, eventualele nerespectări ale reglementărilor modificate nu vor putea fi imputate salariatului.

Care sunt acele best practices pe care le recomandați angajatorilor când vine vorba de regulamentul intern?

Regulamentul intern reprezintă coloana vertebrală a organizației și trebuie să reprezinte prima sursă de informare a salariaților cu privire la drepturile și obligațiile recunoscute în cadrul raportului de muncă.

Astfel, o primă recomandare vizează actualizarea regulamentului intern ori de câte activitatea angajatorului generează o modificare a elementelor cuprinse în document, precum modificarea criteriilor și/sau procedurilor de evaluare profesională a salariaților. De cele mai multe ori, angajatorii ajung să realizeze beneficiile unui regulament intern la zi numai în situațiile conflictuale precum derularea unei cercetări disciplinare, contestarea unui rezultat al evaluării profesionale și când, de obicei, este prea târziu să se mai inițieze procedura de modificare a acestuia.

De asemenea, asigurarea nesuprapunerii prevederilor din regulamentul intern cu cele din contractul colectiv de muncă este foarte importantă. De cele mai multe ori, în practică, contractul colectiv de muncă prezintă un conținut foarte similar (dacă nu chiar identic) cu cel al regulamentului intern și putem ajunge la situații în care criteriile de evaluare profesională, spre exemplu, să fie dublu reglementate și apoi modificate doar la nivelul de regulamentul intern, contrazicând astfel dispozițiile neschimbate din contractul colectiv de muncă și generând în practică multe probleme de aplicare și interpretare.

Regulamentul intern ar trebui așadar să respecte conținutul minim obligatoriu prevăzut în Codul Muncii, să aibă și regulile privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității, însă nu se impune menționarea unor reguli specifice, de detaliu. Unele măsuri sunt valabile doar în perioada stării de alertă, iar includerea lor provizorie înseamnă și o atenție sporită pentru excluderea lor în momentul în care expiră perioada pentru care sunt prevăzute. Toată măsurile adoptate în contextul Covid-19 sunt obligatorii atât pentru angajatori, cât și pentru salariați, prin efectul legii. Acestea pot fi reglementate într-o politică/procedură de lucru separată de regulamentul intern, neexistând nicio prevedere expresă care să specifice necesitatea includerii lor în regulamentul intern. Reține că o modificare în regulamentul intern se impune atunci când activitatea angajatorului generează o modificare a elementelor cuprinse în acest document sau când legea impune în mod expres includerea anumitor prevederi in regulamentul intern, iar aceste modificări trebuie aduse la cunoșțința fiecărui angajat, informarea colectivă fiind exclusă. 

eJobs ți-a pregătit șase surprize în HR în această perioadă, gândite special să îți vină în ajutor în procesele de recrutare și retenție, atât anul acesta, cât și în 2021. Intră pe Săptămânile Surprizelor, descoperă ofertele speciale și revendică-le pe cele care îți fac cu ochiul până pe 13 decembrie!

Ți-a plăcut articolul despre regulament intern? S-ar putea să-ți placă și:

Discriminarea la locul de muncă. Noi prevederi legale
Ce trebuie să știi din Codul Muncii dacă ești angajator