Regulament de ordine interioara – de la prevederi clasice la utilizarea AI

Ce o să afli din articol

• Regulament Intern obligatoriu — Angajatorul întocmește și actualizează regulamentul conform Codului Muncii și dovedește informarea angajaților prin semnături sau loguri electronice.
• Modificări: procedură și dovezi — Încheie act adițional pentru ajustări și păstrează confirmări electronice sau semnături ca dovadă.
• SSM: pași esențiali — Evaluează riscurile, consultă medicina muncii și reprezentanţii, redactează planuri și urmărește KPI: incidente și timp remediere.
• Politică utilizare AI — Defineşte instrumentele permise, datele admise şi responsabilităţile angajaţilor, precum şi monitorizarea conformităţii şi finalizarea trainingurilor.

Regulamentul Intern, numit și regulament de ordine interioara, este documentul prin care angajatorul stabilește regulile și procedurile care trebuie respectate la locul de muncă. El completează prevederile Codului Muncii cu reguli adaptate activității și specificului fiecărei organizații și se aplică atât angajaților, cât și angajatorului.

În contextul actual, Regulamentul Intern merită revizuit nu doar atunci când se modifică legislația, ci și atunci când se schimbă modul în care lucrează organizația. Noi tehnologii, modele de lucru și nevoi de dezvoltare a competențelor pot aduce reguli sau proceduri care trebuie clarificate și comunicate angajaților. Un exemplu este inteligența artificială, care poate ridica noi întrebări despre utilizarea instrumentelor AI, protejarea informațiilor și responsabilitatea angajaților.

Avocata Mihaela Nițu de la Cabinetul GRUIA DUFAUT îți spune ce informații trebuie să cuprindă acest regulament de ordine interioara și cum să procedezi atunci când trebuie să aduci modificări Regulamentului Intern.

Regulament de ordine interioara: ce prevede Codul Muncii

Deși Codul Muncii reglementează relațiile dintre angajat și angajator, un Regulament Intern este un act obligatoriu, absolut necesar, deoarece conține normele și procedurile ce trebuie respectate în cadrul companiei, unele atât de specifice activității, încât Codul Muncii nu le poate cuprinde. Acestea, la fel ca prevederile din Codul Muncii, trebuie respectate atât de angajați, cât și de angajator.

Cine realizează un Regulament Intern?

Articolul 241 din Codul Muncii precizează: Regulamentul intern se întocmeşte de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz. Acesta trebuie realizat în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice, după consultarea cu sindicatul sau cu reprezentanții angajaților, conform articolului 246, alineatul 2 din Codul Muncii.

Ce date trebuie să cuprindă un regulament de ordine interioara?

Articolul 242 din Codul Muncii menționează că regulamentul de ordine interioară trebuie să cuprindă cel puțin următoarele categorii de dispoziții:

a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în muncă în cadrul unității;

b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;

c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;

d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;

e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;

f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;

g) reguli referitoare la procedura disciplinară;

h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;

i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților;

j) reguli referitoare la preaviz;

k) informații cu privire la politica generală de formare a salariaților, dacă aceasta există.

Un Regulament Intern îți permite să specifici condițiile de aplicare a unor clauze din contractul de muncă colectiv sau individual de muncă, cum este cea de confidențialitate.

Odată ce ai întocmit Regulamentul Intern sau ai făcut modificări, acesta trebuie adus la cunoștința tuturor angajaților.

Prevenirea și combaterea hărțuirii la locul de muncă

Conform HG nr. 970/2023, metodologia privind prevenirea și combaterea hărțuirii pe criteriul de sex și a hărțuirii morale la locul de muncă stabilește măsuri și proceduri pentru prevenirea și gestionarea acestor situații.
În 2025, metodologia a fost modificată prin HG nr. 27/2025, iar prevederile sale se aplică în mod expres și companiilor private. Prin urmare, angajatorii trebuie să aibă în vedere măsuri de prevenire și combatere a hărțuirii, precum și proceduri pentru gestionarea sesizărilor.
Dacă Regulamentul Intern nu a mai fost actualizat de ceva timp, merită verificat dacă prevederile și procedurile interne privind prevenirea și combaterea hărțuirii sunt aliniate cadrului legal actual.

Iată ce prevederi are Codul Muncii referitoare la informarea colegilor despre Regulamentul Intern:

(1) Regulamentul intern se aduce la cunoştinţă salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de salariaţi din momentul încunoştinţării acestora.

(2) Obligaţia de informare a salariaţilor cu privire la conţinutul regulamentului intern trebuie îndeplinită de angajator.

(3) Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.

(4) Regulamentul intern se afişează la sediul angajatorului.

Regulamentul Intern trebuie adus la cunoștința fiecărui salariat, iar angajatorul trebuie să poată face dovada îndeplinirii acestei obligații. Informarea poate fi realizată și în format electronic, cu respectarea condițiilor prevăzute de Codul Muncii.

Regulamentul Intern își produce efectele față de salariat din momentul în care acesta este informat cu privire la conținutul său.

În situația în care Regulamentul Intern trebuie modificat, orice modificare se face cu respectarea procedurii de informare a salariaților prevăzute de art. 243 din Codul Muncii. Modificările se realizează cu respectarea obligațiilor legale ale angajatorului.

Ce pot face dacă trebuie să modific Regulamentul Intern în ceea ce privește normele de sănătate și securitate în muncă?

Este important să nu începi direct cu modificarea Regulamentului Intern. Avocata Mihaela Nițu îți recomandă să urmezi câțiva pași care îți permit să afli ce măsuri de sănătate și securitate în muncă să menționezi în Regulamentul Intern:

1) Identificarea situațiilor de risc (analiza procedurilor de lucru și activității). Află care ar fi acele situații în care angajații ar putea fi expuși îmbolnăvirii.

2) Consultarea furnizorilor de servicii de SSM (sănătate și securitate în muncă) și a celor de medicina muncii. Un rol esențial îl are serviciul de medicina muncii care, în mod normal, are toate informațiile și poate stabili o strategie de prevenție cât mai clară.

3) Elaborarea acestor documente: Evaluarea Riscurilor și Planul de prevenire și protecție. Planul de prevenție trebuie să conțină măsurile de securitate, organizatorice, tehnice, echipamentele de protecție.

4) Consultarea reprezentanților angajaților – Comitetul de SSM, dacă este cazul. Acest comitet este obligatoriu în cazul societăților cu cel puțin 50 de angajați. Consultarea este esențială pentru toate aspectele ce țin de muncă, de prestarea muncii. În unele contracte colective de muncă se menționează această obligație de a discuta cu reprezentanții salariaților înainte de a lua decizii care îi privesc.  

5) Redactarea de noi proceduri/ fluxuri de lucru în Regulamentul Intern.

6) Comunicarea și instruirea salariaților privind noile proceduri/instrucțiuni. Această etapă este, de asemenea, esențială. Prin comunicare, poți să ai o garanție că salariații au înțeles măsurile pe care le-ai luat și știu ce reguli din Regulamentul Intern trebuie să respecte.

Cum adaug în Regulamentul Intern noi prevederi?

Poți încheia un act adițional la Regulamentul Intern, în care să menționezi noile măsuri luate pe care trebuie să le respecte angajații. Nu trebuie neapărat să se ajungă la o modificare efectivă a Regulamentului Intern. În acest act adițional, poți menționa și procedurile de lucru implementate, spune avocata Mihaela Nițu. Redactează proceduri de lucru specifice, mai ales pentru posturile cu mobilitate crescută sau contact permanent cu publicul – ex. șoferi, agenți comerciali, secretariat etc., adaugă avocata.

Ce se întâmplă în cazul în care nu iau anumite decizii, de exemplu pe partea medicală, și nu le specific într-un act adițional?

Odată cu obligațiile angajatorului privind stabilirea măsurilor de sănătate și securitate în muncă vin și riscurile. În afară de riscul de sancțiune contravențională pentru neîndeplinirea unor obligații prevăzute de lege, pentru care legislația SSM stabilește amenzi diferite în funcție de fapta constatată, în eventualitatea unui control din partea Inspecției Muncii, riscul cel mai mare este acela de a descoperi că un salariat s-a îmbolnăvit la locul de muncă sau ca urmare a unor măsuri pe care angajatorul nu le-a luat. În cazul acesta, angajatorul poate răspunde pentru daunele morale și materiale suferite de salariat. Dacă într-o primă fază ne putem gândi că nu e nimic, salariatul e asigurat, e acoperit de asigurarea de stat, atenție, vorbim și de daune morale pe care le poate suferi angajatul în cazul unei astfel de îmbolnăviri. Există posibilitatea să stea în spital o lună-două, cu riscuri. De aceea, este de preferat să luăm măsuri și să le specificăm în actul adițional al Regulamentului Intern, înainte de a se ajunge la această situație, spune avocata Mihaela Nițu de la Cabinet de avocat GRUIA DUFAUT.

Începând cu ce dată produce efecte modificarea Regulamentului Intern?

Conform articolului 17 din Codul Muncii, orice modificare a elementelor prevăzute în contractul de muncă presupune încheierea unui act adițional, anterior producerii modificării, cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.

Aceste prevederi se referă la modificarea contractului individual de muncă și nu stabilesc un termen de o zi pentru modificarea Regulamentului Intern. În cazul Regulamentului Intern, modificările se realizează cu respectarea procedurii de informare a salariaților prevăzute de articolele 243 și 244 din Codul Muncii.

Regulamentul Intern, inclusiv modificările aduse acestuia, produce efecte față de salariați din momentul în care aceștia iau cunoștință de conținutul său. Angajatorul trebuie să poată face dovada îndeplinirii obligației de informare.

Are angajatul dreptul să conteste dispozițiile din Regulamentul de Ordine Interioara?

Codul Muncii îi conferă acest drept:

Art. 245 . [controlul legalităţii]

(1) Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

(2) Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate potrivit alin. (1).

Stabilirea acelor reguli necesare pentru buna desfășurare a activității în cadrul companiei, adaptarea acestora în funcție de context (medical, social sau geopolitic), precum și comunicarea modificărilor aduse Regulamentului Intern către angajați, cu respectarea procedurii de informare prevăzute de Codul Muncii, sunt responsabilitățile tale. Astfel, te asiguri că regulile interne sunt aduse la cunoștința salariaților și că poți face dovada îndeplinirii obligației de informare.

Ce se schimbă odată cu folosirea AI?

În 2026, utilizarea inteligenței artificiale aduce în discuție și modul în care organizațiile stabilesc și comunică regulile interne. Nu există o obligație generală de a include reguli privind utilizarea AI în Regulamentul Intern, însă companiile care folosesc astfel de instrumente pot avea nevoie de reguli clare privind utilizarea lor în activitatea de zi cu zi.

De exemplu, angajatorul poate stabili prin regulile interne ce instrumente AI pot fi utilizate, în ce scop, ce tip de informații pot fi introduse în astfel de aplicații și ce responsabilități are angajatul atunci când folosește conținut generat de AI.

Subiectul este cu atât mai relevant cu cât obligația privind alfabetizarea în domeniul inteligenței artificiale se aplică deja, din 2 februarie 2025. Din 2 august 2026, Regulamentul european privind inteligența artificială a devenit, în general, aplicabil, cu anumite excepții și perioade de tranziție pentru unele prevederi.

Prin urmare, atunci când revizuiești Regulamentul Intern, merită să verifici dacă regulile existente reflectă și modul în care angajații folosesc noile tehnologii în activitatea profesională.

Upskilling și reskilling: o temă relevantă și pentru Regulamentul Intern

Schimbările tehnologice și economice reconfigurează rapid modul de lucru. Potrivit World Economic Forum, 39% dintre competențele de bază ale angajaților sunt anticipate să se schimbe până în 2030, motiv pentru care dezvoltarea competențelor de viitor rămâne o prioritate strategică pentru următoarea perioadă.

Toate aceste transformări își găsesc ecoul și în actele oficiale ale companiei. Codul Muncii prevede includerea informațiilor privind politica generală de formare a salariaților în Regulamentul Intern, acolo unde aceasta există.

De aceea, revizuirea regulamentului nu e doar o ocazie de a verifica respectarea cerințelor legale, ci și o oportunitate de a vedea dacă direcțiile de formare și dezvoltare a competențelor sunt conectate la nevoile reale ale organizației tale.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu ca orice angajator să aibă un Regulament Intern?

Da. Regulamentul Intern este un document obligatoriu pentru angajatori și stabilește regulile și procedurile aplicabile în cadrul organizației, în completarea prevederilor legale și contractuale.

Cât de des trebuie actualizat Regulamentul Intern?

Codul Muncii nu stabilește o perioadă fixă pentru actualizarea Regulamentului Intern. Este însă important ca acesta să fie modificat atunci când apar schimbări legislative, organizaționale sau în modul de desfășurare a activității care necesită reguli interne noi sau actualizate.

Trebuie semnat Regulamentul Intern de fiecare salariat?

Nu există o obligație generală ca fiecare salariat să semneze Regulamentul Intern. Angajatorul are însă obligația de a-l aduce la cunoștința fiecărui salariat și trebuie să poată face dovada îndeplinirii acestei obligații. Informarea poate fi realizată și în format electronic, în condițiile prevăzute de Codul Muncii.

Poate fi modificat Regulamentul Intern fără acordul angajaților?

Angajatorul elaborează Regulamentul Intern, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, după caz. Atunci când regulamentul este modificat, modificările sunt supuse procedurii de informare prevăzute de Codul Muncii.

Pot fi incluse reguli privind utilizarea inteligenței artificiale în Regulamentul Intern?

Da. Nu există o obligație generală de a include reguli privind utilizarea AI în Regulamentul Intern, însă angajatorii care folosesc astfel de instrumente pot stabili reguli interne privind utilizarea lor, protejarea informațiilor, responsabilitățile angajaților și modul de verificare a conținutului generat cu ajutorul AI.

Poate un salariat să conteste prevederile Regulamentului Intern?

Da. Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispozițiile Regulamentului Intern, dacă face dovada încălcării unui drept al său. Controlul legalității dispozițiilor cuprinse în Regulamentul Intern este de competența instanțelor judecătorești, potrivit art. 245 din Codul Muncii.

Ți-a plăcut articolul? Citește și despre:

Feedback-ul după interviu: modele de mail și prompturi AI care îți ușurează munca

Ghid pentru a realiza o cercetare disciplinară corectă

Concediu de odihnă. Cum îl acorzi corect din punct de vedere legal