Infiintare PFA 2026: Ghid complet, pași de urmat și acte necesare

Ce o să afli din articol

• Proces practic de înregistrare — Urmați: rezervare denumire, sediu, dosar complet şi depunere online la ONRC; certificatul/CUI apare în circa 3–5 zile, deci sincronizați onboardingul.
• Alegerea codurilor CAEN — Stabiliți codul principal corect şi validați diplomele; maxim 5 CAEN afectează serviciile pe care le poate factura colaboratorul.
• Implicații fiscale și praguri — Comunicați opțiunile fiscal‑contabile (normă vs. sistem real), menționați pragul de 25.000 EUR pentru normă şi pragul TVA 300.000 RON pentru bugetare.

Procesul de infiintare PFA poate părea un labirint birocratic, așa că am pregătit acest ghid exhaustiv pentru a te ajuta să înțelegi procesul cap-coadă, fie că vrei să-ți deschizi tu unul, fie că vrei să-ți îndrumi colaboratorii către cea mai bună formă de organizare.

Ce este un PFA și cui i se potrivește?

Un PFA este cea mai simplă formă legală de a desfășura o activitate economică în România. Spre deosebire de un SRL, aici persoana fizică este „una și aceeași” cu entitatea juridică.

Pentru un manager sau un om de HR, colaborarea cu un PFA înseamnă costuri administrative mai mici și o relație contractuală bazată pe obiective, nu pe program fix.

De ce să alegi infiintare PFA în detrimentul unui SRL?

• Acces direct la bani: Poți folosi profitul oricând, fără să aștepți distribuirea dividendelor.
• Contabilitate simplificată: Nu ai nevoie obligatoriu de un expert contabil (deși e recomandat).
• Costuri mici: Înființarea și administrarea sunt semnificativ mai ieftine.

Condiții obligatorii pentru infiintare PFA:

1. Vârstă: Minim 18 ani împliniți.
2. Pregătire profesională: Spre deosebire de un SRL, la infiintare PFA trebuie să dovedești cu acte (diplome, certificate, atestate) că ești calificat în domeniul în care vrei să activezi.
3. Cazier fiscal: Trebuie să fie „curat” (fără fapte de natură fiscală, vamală sau financiară).
4. Sediu social: Ai nevoie de o locație (proprietate, chirie sau comodat) unde să înregistrezi „domiciliul” afacerii.

Pașii de urmat pentru infiintare PFA: de la idee la CUI

Procesul s-a mutat în mare parte online, pe portalul ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului), dar hai să vedem ordinea logică a lucrurilor:

1. Rezervarea denumirii

Primul pas în procesul de infiintare PFA este alegerea numelui. Acesta este standard: NUME PRENUME PFA (ex: POPESCU ION PFA). Rezervarea se face online sau la ghișeu și este primul document din viitorul tău dosar.

2. Stabilirea sediului profesional

Orice PFA are nevoie de o „casă” fiscală. Poate fi un apartament proprietate personală, un spațiu închiriat sau poți apela la servicii de găzduire de sediu.

• Atenție: Dacă sediul este într-un bloc, vei avea nevoie de acordul vecinilor și al asociației de proprietari (doar dacă desfășori activitate acolo). Dacă este doar un sediu pentru corespondență (fără activitate), procedura este mult mai simplă.

3. Alegerea codurilor CAEN

Aici e partea tehnică. Poți alege maximum 5 coduri CAEN pentru un PFA. Este crucial să alegi codul principal corect, deoarece acesta va defini activitatea ta majoritară.

• Sfat: Verifică dacă pentru codurile alese ai diploma corespunzătoare. Degeaba vrei să fii „Programator” dacă ai doar o diplomă de „Contabil”.

4. Pregătirea dosarului (Documente necesare)

Iată „lista de cumpărături” pentru infiintare PFA:

• Cererea de înregistrare (formular tipizat);
• Anexa privind înregistrarea fiscală (pentru ANAF);
• Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare;
• Rezervarea denumirii: Aceasta este standard: NUME PRENUME PFA;
• Actul de identitate (copie);
• Dovada sediului: Contract de comodat sau de închiriere + actul de proprietate al spațiului;
• Acordul vecinilor și al asociației: Doar dacă sediul este la bloc și vei desfășura activitate de birou acolo;
• Actele de studii: Diploma care atestă calificarea pentru codul CAEN ales.

Depunere dosar: online sau fizic?

Dacă ai o semnătură electronică calificată, poți face tot procesul de infiintare PFA de pe canapea, online, prin portalul ONRC. Dacă nu, va trebui să mergi la sediul ONRC din județul unde vei avea sediul social.

După depunere, în aproximativ 3-5 zile lucrătoare (dacă actele sunt în regulă), vei primi Certificatul de Înregistrare (CUI-ul).

După infiintare PFA: Ce urmează? (Partea fiscală)

Felicitări, acum ai un PFA! Dar stația finală nu e la Registrul Comerțului, ci la ANAF.

1. Declarația unică: Trebuie depusă în termen de 30 de zile de la înființare. Aici estimezi ce venituri vei avea până la finalul anului.
2. Sistem de impozitare: Poți alege între:
   • Sistem real: Plătești taxe la venitul net (venituri minus cheltuieli deductibile).
   • Normă de venit: Dacă activitatea ta se încadrează în lista publicată anual de ANAF și nu depășești pragul de 25.000 euro pe an, plătești taxe la o sumă fixă stabilită de stat, indiferent cât câștigi.
3. Registrul Unic de Control: Trebuie achiziționat de la ANAF în termen de 30 de zile.

Fiscalitate și taxe: ce și cât plătește un PFA în 2026?

Un PFA plătește, în principal, 3 tipuri de dări:

1. Impozit pe venit (10%): Se aplică la venitul net (venituri minus cheltuieli deductibile).
2. CAS (Pensie – 25%): Devine obligatoriu dacă venitul net depășește pragul de 12 salarii minime brute pe an. Există plafoane specifice (12 sau 24 de salarii minime) la care se raportează taxa.
3. CASS (Sănătate – 10%): Atenție! S-a schimbat regula. CASS se plătește acum la venitul net realizat, cu un prag minim (6 salarii) și unul maxim (60 de salarii).

Sistem real vs. Normă de venit

• Norma de venit: Plătești taxe la o sumă fixă stabilită de stat, indiferent cât câștigi. Este ideal dacă ai venituri mari și cheltuieli mici. (Atenție la pragul de 25.000 EUR/an, peste care treci automat la sistem real).
• Sistem real: Plătești la ce rămâne în buzunar după ce scazi cheltuielile afacerii.

E-Factura și digitalizarea

Din 2024, procesul de înființare PFA vine la pachet cu o obligație nouă: E-Factura. Orice factură emisă către o altă firmă (B2B) trebuie trimisă obligatoriu în SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF.

Ca manager, asigură-te că furnizorii tăi PFA sunt la curent cu acest sistem, altfel facturile lor nu vor fi deductibile pentru compania ta.

Cheltuieli deductibile: Ce poți „scădea” pe PFA?

Un mare avantaj după infiintare PFA este că poți deduce cheltuielile care ajută la obținerea venitului:

• Abonamente software, telefon și internet;
• Echipamente IT (laptop, monitor);
• Cursuri de formare profesională;
• Chiria pentru spațiul de coworking sau sediu;
• Protocol (în limitele legale).

De ce să încurajezi un colaborator spre înființare PFA?

Dacă ești manager, s-ar putea să te întrebi de ce e mai bine ca un expert extern să aibă PFA în loc să-l angajezi:

• Flexibilitate contractuală: Poți încheia colaborarea mult mai ușor dacă proiectul se termină.
• Costuri fixe: Știi exact cât plătești pe factură, fără surprize de contribuții sociale fluctuante pentru companie.
• Responsabilitate: Un PFA este propriul său administrator. Asta aduce o mentalitate de „owner” în proiecte.

Întrebări frecvente (FAQs) despre infiintare PFA

1. Cât costă infiintare PFA în 2026?

Taxele de la Registrul Comerțului au fost eliminate în mare parte, deci costurile sunt minime (aproximativ 100-200 lei pentru specimen de semnătură la notar, dacă e cazul, sau costuri cu platformele de înființare online).

2. Pot avea angajați pe un PFA?

Da, poți avea până la 3 angajați. Dacă ai nevoie de mai mulți, va trebui să treci la SRL.

3. Pot fi angajat și să am și PFA în același timp?

Categoric da. Este chiar o variantă foarte sigură de a testa antreprenoriatul în timp ce ai siguranța unui salariu. Mai mult, dacă ești angajat cu normă întreagă (8h/zi), vei plăti contribuții la sănătate (CASS) și pensie (CAS) raportat la alte plafoane sau condiții.

4. Am nevoie de contabil pentru infiintare PFA?

Nu este obligatoriu prin lege (poți să-ți ții singur contabilitatea în partidă simplă), dar este recomandat. Fiscalitatea PFA-urilor s-a complicat destul de mult în ultimii ani, iar amenzile ANAF nu sunt deloc prietenoase.

5. Câte coduri CAEN pot avea pe PFA?

Cel mult 5. Alege-le cu grijă pe cele care au legătură directă cu ce vei factura.

6. Ce se întâmplă dacă depășesc pragul de TVA pe PFA?

Dacă atingi cifra de afaceri de 300.000 RON (aprox. 88.500 EUR), trebuie să te înregistrezi ca plătitor de TVA la ANAF.

7. Pot trece de la PFA la SRL mai târziu?

Da, dar nu este o „transformare” directă. Va trebui să închizi PFA-ul și să deschizi o entitate juridică nouă (SRL).

Sper că acest ghid despre infiintare PFA ți-a adus claritatea de care aveai nevoie. Indiferent că ești la început de drum sau că ești un manager care își ajută echipa să navigheze prin birocrație, reține că secretul stă în organizare și în alegerea corectă a codurilor CAEN.

Ți-a fost de folos acest articol? Citește mai departe:

Înființare SRL: pași de urmat, acte necesare și ce costuri presupune

Ce trebuie să știi din Codul Muncii dacă ești angajator

Fișa postului: tot ce trebuie să știi!