Ce este un webinar și cum ai putea organiza unul

Poate ai o echipă remote și vrei să-i ții conectați. Poate vrei să atragi candidați mai buni, să-ți educi clienții sau să le oferi colegilor traininguri care chiar rămân cu ei.

Un webinar poate face toate acestea, fără să ai nevoie de o sală, un buget uriaș sau un eveniment fizic. E una dintre cele mai simple și eficiente metode de a construi relații și vizibilitate. 

În acest articol ți-am pregătit un ghid pas cu pas despre cum poți să organizezi un un webinar de succes.

Ce este, de fapt, un webinar 

Cuvântul vine din „web” + „seminar”, dar în realitate, e mult mai mult decât un seminar online.

Un webinar e un eveniment live, găzduit online, în care tu sau echipa ta vă conectați cu publicul printr-o prezentare, discuție, training sau sesiune de întrebări și răspunsuri. 

Ce îl face diferit de un simplu video?

👉 Este interactiv – participanții pot pune întrebări, răspunde la sondaje, comenta.

👉 Este live – simți energia publicului, chiar și de la distanță.

👉 Este scalabil – poți vorbi cu 10 sau 1000 de oameni.

Când e momentul să te gândești să ții un webinar 

Un webinar e o unealtă excelentă atunci când vrei:

• Să educi sau să formezi echipa. De exemplu, poți face un webinar intern în care le arăți colegilor cum să folosească un nou tool HR sau cum să aplice o procedură actualizată.
• Să îți crești autoritatea în domeniu. Un webinar pe o temă precum „Cum motivezi echipele în era hibridă” te poziționează ca expert și îți aduce recunoaștere în piață.
• Să comunici mai eficient cu parteneri sau clienți. E o metodă simplă de a prezenta noutăți, produse, soluții, fără bariere geografice.

Avantaje față de alte tipuri de evenimente online

• Spre deosebire de o conferință (web conference), webinarul permite control mai mare asupra interacțiunii și agendei.
• Spre deosebire de un workshop fizic, costurile sunt mai mici, accesul mai larg și nu ai constrângeri de locație.
  
• Față de conținut video clasic (on-demand, tutoriale), webinarul are componentă live, interactivă.

Tipuri și formate de webinar 

Poți combina formatele. Cele mai bune webinarii sunt dinamice, interactive și au mereu un moment de „wow, n-am știut asta!”.

Cum să planifici un webinar de succes – de la idee la calendar

Stabilește obiectivul și audiența

• Ce vrei să obții cu acest webinar? (lead-uri, educație, vânzare, retenție). Acest lucru te va ajuta să știi ce rezultate să măsori la final.
  
• Care este profilul audienței (departamente HR, directori, manageri)? Te va ajuta să reglezi tonul astfel încât mesajul să fie pe înțelesul celor cărora te adresezi.
  
• Ce „pain points” (probleme) au audiența ta și ce soluții poți oferi? Astfel vei știi dacă trebuie să pregătești argumente extra în funcție de pregătirea / autoritatea audienței.
  

Temă / titlu / conținut

• Alege o temă care răspunde unei nevoi reale identificate (poți face sondaje interne, interviuri cu echipa vânzări sau suport, analiza cuvintelor căutate).
  
• Titlul trebuie să fie atractiv, clar (ex: „Cum să implementezi un program de onboarding digital — webinar HR”).
  
• Creează structura conținutului: introducere, puncte cheie, concluzie, sesiune de Q&A.
  

Asigură-te că aloci toți oamenii necesari pentru proiect: dacă ai nevoie de design, de pregătirea unei prezentări sau de mai mulți speakeri.

Calendar / plan de proiect

• Lucrează cu un timeline realist (ex: 6–8 săptămâni înainte pentru webinarii mari).
  
• Include etape cum ar fi: definire temă, contact speakeri, creare pagină de înscriere, promovare, teste tehnice. Toate aceste lucruri te vor ajuta să nu pierzi nimic din vedere.
  
• Gândește-te cum vei comunica webinarul: cum informezi echipa, cine e project manager, când trebuie să distribui sarcinile și care sunt deadline-urile ca să vă încadrați bine cu webinarul live.

Ce platforme poți folosi

Nu trebuie să reinventezi roata. Iată câteva platforme populare și ușor de folosit:

• Zoom Webinar – clasic și stabil.
  
• Livestorm – design curat, modern.
  
• ClickMeeting – prietenos pentru audiențele din Europa.
  
• Webex / GoToWebinar – potrivite pentru companii mari.

Alege platforma în funcție de numărul de participanți, buget și funcționalități (chat, sondaje, înregistrare automată, integrare CRM etc.). Poți folosi chiar Microsoft Teams sau Google Meet în funcție de numărul de participanți și cât de interactiv ai vrea să fie webinarul.

Cum să atragi participanți

Dacă vrei să organizezi un webinar la care nu trebuie toți colegii să participe sau unul la care vrei să atragi potențiali candidați sau, dacă oferi servicii externalizate de HR,  uite ce poți să faci ca să te asiguri că aduci cât mai mulți participanți

Strategia de promovare

• Promovează webinarul cu cel puțin 3–4 săptămâni înainte (unele studii spun că ~23% dintre înscrieri vin cu mai mult de 15 zile înainte)
  
• Trimite invitații pe e-mail și fă follow-up. Poți trimite remindere cu o 1 săptămână, cu 3 zile și cu o zi înainte de ziua evenimentului
  
• Promovează webinarul în social media — în special pe LinkedIn pentru audiența B2B
  
• Creează un landing page convingător: titlu clar, beneficii, programa, speakeri, formular de înscriere ușor de completat.
  
• Include un buton „Adaugă în calendar” (Google Calendar, Outlook etc.).
  
• Colaborează cu influenceri, parteneri, asociații profesionale pentru promovare suplimentară.
  
• Utilizează conținut teaser (articole, postări de blog, video scurte) legate de tema webinarului.
  
• Promovează versiunea on-demand (la cerere) pentru cei care nu pot participa live.

Sfaturi pentru creșterea conversiei

• Menționează clar ce învață participanții, ce vor obține (takeaways)
  
• Limitează numărul de locuri (dacă este cazul) — poate motiva înscrierea rapidă
  
• Folosește „early bird” sau bonusuri pentru primii înscriși dacă organizezi webinarul contra-cost
  
• Emailurile de reminder sunt foarte importante — ~25% din înscrieri se fac în ziua webinarului
  
• Segmentarea audienței pe e-mail și personalizarea invitațiilor poate crește rata de răspuns

Sfaturi pentru derularea efectivă a webinarului (engagement, moderare, prezentare)

O execuție impecabilă face diferența între un webinar banal și un instrument puternic.

Înainte de webinar

• Planifică o repetiție cu toți speakerii
  
• Verifică conexiunea la internet, microfoanele, camerele, echipamentele
  
• Pregătește slide-uri clare, vizuale, nu suprasolicita fiecare slide cu text
  
• Structură clară: introducere, subiecte, exemple, concluzie, sesiune Q&A
  
• Stabilește reguli de interacțiune (ex: cum se pun întrebările, momentul sondajelor etc.)

În timpul webinarului – cum să-l livrezi fără emoții

• Începe la timp, introduce participanții, stabilește așteptările
  
• Folosește sondaje, chestionare live, întrebări interactive ca să le dai și speakerilor timp de respiro
  
• Stabilește din start cine moderează discuția
  
• Evită monotonia: alternează slide-uri, repere vizuale, momente de pauză
  
• Ține-ți audiența engaged cât poți de mult: adresează întrebări și cere feedback
  
• Ține un ritm moderat, evită blocurile lungi de slide-uri
  
• Folosește exemple și studii de caz concrete

Ce faci după eveniment

• Trimite follow-up cu înregistrarea și materialele promise.
  
• Mulțumește participanților și celor care n-au reușit să intre live.
  
• Cere feedback printr-un chestionar scurt.
  
• Segmentază lista de participanți (activi, interesați, absenți).
  
• Urmărește conversia: cine a interacționat, cu cine poți începe discuții ulterioare, ce rezultate trebuie să urmărești mai departe ca să măsori succesul webinarului

Cum măsori rezultatele unui webinar

Pentru a transforma webinarul într-un instrument de business eficient, trebuie să urmărești câteva metrici cheie și să ai un plan de follow-up:

KPI-uri importante

• Număr de înscrieri
  
• Rata de participare (participanți / înscrieri)
  
• Durata medie de vizionare / drop-off rate
  
• Număr de interacțiuni (întrebări, sondaje, chat)
  
• Calitatea lead-urilor generate (dacă vrei să atragi candidați sau clienți noi)
  
• Vizionări ulterioare (on-demand)
  
• Feedback / scoruri de satisfacție
  

Care sunt greșelile cele mai frecvente și cum să le eviți

Iată câteva capcane tipice și soluții:

❌ Promovezi prea târziu – ✅ Construiește un calendar de promovare din timp.

❌ Slide-uri pline de text – ✅ Folosește vizualuri și exemple.

❌ Livrare deficitară – ✅ Fă o repetiție înainte.

❌ Fără interactivitate – ✅ Introdu sondaje și Q&A.

❌ Fără follow-up – ✅ Trimite imediat înregistrarea și mesaje personalizate.

Concluzie 

Un webinar bine făcut nu e doar o prezentare online, e o conversație cu scop. Îți poate aduce candidați mai buni, îți poate educa echipa și crea conexiuni reale, chiar printr-un ecran.

Dacă vrei să începi, începe simplu:
➡️ alege o temă relevantă,
➡️ invită un vorbitor cu care rezonezi,
➡️ testează platforma,
➡️ promovează clar,
➡️ și mai ales: oferă valoare, nu doar informație.

Întrebări frecvente (FAQ)

Cât durează un webinar „ideal”?
De regulă, 45–60 minute (inclusiv Q&A). Durate mai mari pot scădea atenția participanților.

Când să organizez webinarul (zi, oră)?
În B2B, zile de marți–joi, între orele 10:00–12:00 sau 14:00–16:00 tind să funcționeze bine (depinde de fusul orar al audienței).

Trebuie să fie gratuit?
Da, majoritatea webinariilor B2B sunt gratuite pentru participanți — valoarea vine din lead-urile și relațiile pe care le generezi.

Este necesar moderator?
Da, moderatorul ajută la gestionarea chatului, întrebărilor, tranzițiilor și evitarea derapajelor.

Pot folosi webinarul pentru vânzare directă?
Da, dar abordarea trebuie să fie echilibrată: oferă conținut valoros și abia spre final poți introduce oferta/CTA.

Surse:

https://oneims.com/blog/b2b-webinar-best-practices 

https://www.wolterskluwer.com/en/expert-insights/5-simple-tips-to-increase-your-webinar-registrations